Công văn 44825/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp liên quan đến chính sách thuế và hướng dẫn việc quản lý, sử dụng số hóa đơn điện tử đã thực hiện thông báo phát hành. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Văn bản căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn các doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thông báo phát hành:

• Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, khởi tạo hóa đơn mẫu và lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải nêu rõ số lượng hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bắt đầu và số hóa đơn kết thúc trong dải số đăng ký sử dụng.

Về việc quản lý và sử dụng các số hóa đơn điện tử đã đăng ký, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung cốt lõi sau:

• Tính liên tục và tuần tự: Hóa đơn điện tử phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và trong năm tài chính. Hệ thống phần mềm của doanh nghiệp phải đảm bảo không xảy ra tình trạng nhảy số hoặc bỏ trống số hóa đơn khi chưa có lý do chính đáng được pháp luật chấp thuận.
• Xử lý dải số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết: Trường hợp doanh nghiệp đã thông báo phát hành một dải số hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng hết trong kỳ hoặc có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp (như đổi tên, đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện thông báo phát hành mới theo quy định.
• Trách nhiệm báo cáo: Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, trong đó phải kê khai đầy đủ số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng, xóa bỏ, hỏng hoặc mất trong kỳ.

Để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, Cục Thuế thành phố Hà Nội khuyến nghị:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hệ thống phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử để đảm bảo việc cấp số hóa đơn tự động tuân thủ đúng nguyên tắc liên tục và không trùng lặp.
• Mọi vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện cần được chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và giải quyết kịp thời, tránh việc tự ý điều chỉnh sai quy định.