Giới thiệu về Công văn 5459/TCHQ-GSQL năm 2018

Công văn 5459/TCHQ-GSQL được Tổng cục Hải quan ban hành ngày 18 tháng 09 năm 2018 nhằm hướng dẫn Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thống nhất thực hiện việc gửi và tiếp nhận các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan dưới dạng điện tử. Đây là văn bản quan trọng thúc đẩy tiến trình cải cách hành chính, chuyển đổi số trong lĩnh vực hải quan, giảm thiểu gánh nặng giấy tờ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Nội dung trọng tâm về việc gửi chứng từ thuộc hồ sơ hải quan

Công văn tập trung hướng dẫn các nội dung cốt lõi sau đây nhằm đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong quá trình thông quan hàng hóa:

• Nguyên tắc nộp chứng từ điện tử: Người khai hải quan thực hiện việc nộp các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan dưới dạng dữ liệu điện tử (bản quét scan có chữ ký số) thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Công chức hải quan có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hệ thống, không được yêu cầu người khai hải quan nộp hoặc xuất trình chứng từ giấy đối với các chứng từ đã được gửi dưới dạng điện tử, trừ các trường hợp pháp luật quy định phải nộp bản chính hoặc bản giấy.
• Các trường hợp ngoại lệ phải nộp chứng từ giấy: Doanh nghiệp chỉ phải nộp hoặc xuất trình chứng từ giấy (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) trong các trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC), ví dụ như Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) bản giấy, hoặc các chứng từ kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
• Xử lý sự cố hệ thống: Trong trường hợp Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan gặp sự cố không thể tiếp nhận hoặc truyền khóa dữ liệu, người khai hải quan và cơ quan hải quan thực hiện việc nộp và tiếp nhận chứng từ giấy theo quy trình thủ tục hải quan thủ công để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu không bị gián đoạn. Ngay sau khi hệ thống được khắc phục, các bên phải cập nhật đầy đủ thông tin vào hệ thống theo quy định.
• Trách nhiệm của công chức hải quan: Công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ phải thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao, tuyệt đối không tự ý đặt ra các thủ tục, yêu cầu thêm chứng từ ngoài quy định gây phiền hà, sách nhiễu cho doanh nghiệp. Việc kiểm tra hồ sơ phải được thực hiện nhanh chóng, chính xác trên hệ thống điện tử.

Ý nghĩa và tác động của văn bản đối với doanh nghiệp

Việc ban hành Công văn 5459/TCHQ-GSQL mang lại nhiều tác động tích cực cho cộng đồng doanh nghiệp và cơ quan quản lý:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Doanh nghiệp cắt giảm được chi phí in ấn, đi lại và lưu trữ hồ sơ giấy, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian thông quan hàng hóa.
• Tăng tính minh bạch: Việc thực hiện thủ tục trên môi trường mạng giúp hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp và công chức hải quan, từ đó giảm thiểu các rủi ro tiêu cực, nhũng nhiễu.
• Hiện đại hóa công tác quản lý: Giúp cơ quan hải quan dễ dàng lưu trữ, tra cứu và quản lý hồ sơ một cách khoa học, đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.