Giới thiệu về Công văn 3759/GSQL-GQ1 năm 2018

Công văn 3759/GSQL-GQ1 do Cục Giám sát quản lý về Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc liên quan đến công tác lưu trữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp và cơ quan hải quan địa phương thực hiện thống nhất các quy định pháp luật về lưu trữ chứng từ, phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra sau thông quan và thanh tra chuyên ngành.

Các quy định cốt lõi về lưu trữ hồ sơ hải quan

Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc và yêu cầu kỹ thuật trong việc lưu trữ hồ sơ hải quan, cụ thể bao gồm:

• Thời hạn lưu trữ hồ sơ: Người khai hải quan có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ hồ sơ hải quan (bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử) trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Thời hạn này được áp dụng đồng bộ nhằm phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và thanh tra của cơ quan hải quan khi có yêu cầu.
• Hình thức và tính toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ: Đối với chứng từ giấy, doanh nghiệp phải lưu trữ bản chính. Đối với chứng từ điện tử, hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và có khả năng truy xuất nhanh chóng. Các chứng từ điện tử phải có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy theo quy định về giao dịch điện tử.
• Địa điểm lưu trữ: Hồ sơ hải quan phải được lưu giữ tập trung tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tại các chi nhánh, kho hàng đã được đăng ký hợp pháp với cơ quan quản lý, đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất, tránh thất thoát hoặc hư hỏng do các yếu tố khách quan.

Trách nhiệm của người khai hải quan và doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật hải quan, doanh nghiệp và người khai hải quan cần thực hiện nghiêm túc các trách nhiệm sau:

• Xuất trình kịp thời, đầy đủ các chứng từ, hồ sơ, sổ sách kế toán và tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu khi cơ quan hải quan công bố quyết định kiểm tra tại trụ sở.
• Giải trình rõ ràng, trung thực các nội dung, số liệu trên hồ sơ hải quan theo yêu cầu của công chức hải quan trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, tính hợp pháp và tính trung thực của toàn bộ hồ sơ, chứng từ đã lưu trữ và xuất trình.

Ý nghĩa và tác động đối với hoạt động của doanh nghiệp

Công văn 3759/GSQL-GQ1 đóng vai trò định hướng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý nội bộ đối với chứng từ xuất nhập khẩu. Việc thực hiện đúng quy định về lưu trữ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong các đợt kiểm tra sau thông quan mà còn giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và xây dựng uy tín doanh nghiệp ưu tiên trong hoạt động thương mại quốc tế.