Tóm tắt Công văn 540/CT-TTHT năm 2016 về hóa đơn chứng từ của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh

Công văn 540/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các nghiệp vụ thu hộ và chi hộ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình hạch toán kế toán và khai thuế.

1. Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ

Công văn hướng dẫn chi tiết hai trường hợp phát sinh liên quan đến hoạt động chi hộ khách hàng:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp xuất hóa đơn, chứng từ ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng, doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò thanh toán hộ. Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và không được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Sau khi chi hộ, doanh nghiệp bàn giao lại hóa đơn gốc cho khách hàng để họ tự kê khai thuế và hạch toán chi phí theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ do nhà cung cấp xuất mang tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn này phải áp dụng đúng theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đã chi hộ. Doanh nghiệp chi hộ thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra và đầu vào tương ứng theo quy định pháp luật.

2. Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ

Đối với hoạt động thu hộ tiền cho các đơn vị khác, quy trình sử dụng chứng từ được hướng dẫn như sau:

• Không lập hóa đơn GTGT cho khoản thu hộ: Khi nhận các khoản tiền thu hộ từ khách hàng cho đơn vị ủy quyền, doanh nghiệp nhận thu hộ không được lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (như phiếu thu) theo quy định kế toán.
• Hạch toán và bàn giao tiền thu hộ: Doanh nghiệp nhận thu hộ có trách nhiệm chuyển trả đầy đủ số tiền đã thu hộ cho đơn vị ủy quyền kèm theo các chứng từ chứng minh. Khoản tiền thu hộ này không được ghi nhận vào doanh thu tính thuế của doanh nghiệp nhận thu hộ và không phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT đối với khoản tiền này.

3. Yêu cầu về hồ sơ pháp lý và lưu trữ chứng từ

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hợp đồng thỏa thuận rõ ràng: Giữa doanh nghiệp và khách hàng phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng về việc thu hộ, chi hộ, trong đó quy định cụ thể quyền lợi, nghĩa vụ và cách thức xử lý hóa đơn, chứng từ của các bên.
• Tính hợp pháp của chứng từ: Toàn bộ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động thu hộ, chi hộ phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải được lưu trữ đầy đủ tại doanh nghiệp.