Tổng quan về Công văn 3720/CT-TTHT năm 2016

Công văn 3720/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp về thủ tục, hồ sơ và chứng từ cần thiết để ghi nhận chi phí được trừ khi thuê tài sản (cụ thể là thuê nhà) của cá nhân. Văn bản này làm rõ các quy định liên quan đến hóa đơn, nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê và các chứng từ thay thế hóa đơn theo quy định pháp luật thuế hiện hành.

1. Quy định đối với trường hợp doanh thu cho thuê nhà từ 100 triệu đồng/năm trở xuống

Đối với các cá nhân có nhà cho thuê với tổng doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống, quy định về thuế và chứng từ được áp dụng cụ thể như sau:

• Nghĩa vụ thuế của cá nhân: Cá nhân cho thuê nhà có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thuộc đối tượng không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Quy định về hóa đơn: Cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê nhà trong trường hợp này. Do đó, doanh nghiệp đi thuê sẽ không có hóa đơn để hạch toán.
• Hồ sơ, chứng từ để doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ: Để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
  • Hợp đồng thuê nhà (thể hiện rõ thông tin các bên, giá thuê, thời hạn thuê và phương thức thanh toán).
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (phiếu chi đối với thanh toán bằng tiền mặt hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng).

2. Quy định đối với trường hợp doanh thu cho thuê nhà trên 100 triệu đồng/năm

Đối với trường hợp tổng số tiền thuê nhà trong năm dương lịch vượt quá 100 triệu đồng, nghĩa vụ thuế và chứng từ hạch toán có sự khác biệt rõ rệt:

• Nghĩa vụ thuế của cá nhân: Cá nhân cho thuê nhà phải nộp thuế GTGT với thuế suất 5% và thuế TNCN với thuế suất 5% trên doanh thu thực tế nhận được.
• Quy định về hóa đơn: Tương tự như trường hợp trên, cơ quan thuế cũng không cấp hóa đơn lẻ cho hoạt động cho thuê tài sản của cá nhân. Doanh nghiệp đi thuê không sử dụng hóa đơn đối với khoản chi phí này.
• Hồ sơ, chứng từ để doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ: Doanh nghiệp được phép hạch toán khoản tiền thuê nhà vào chi phí được trừ khi có đủ các chứng từ sau:
  • Hợp đồng thuê nhà đang còn hiệu lực pháp lý.
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà thực tế cho cá nhân cho thuê.
  • Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (trong trường hợp hợp đồng thuê nhà có thỏa thuận doanh nghiệp đi thuê là bên có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê).

3. Nguyên tắc xác định chi phí được trừ và trách nhiệm kê khai thuế

Công văn cũng nhấn mạnh một số nguyên tắc cốt lõi nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp:

• Thay đổi căn bản về chứng từ: Kể từ khi Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực, cơ quan thuế đã bãi bỏ quy định bắt buộc phải có hóa đơn đối với dịch vụ thuê tài sản của cá nhân. Thay vào đó, hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán là căn cứ pháp lý cao nhất để xác định chi phí hợp lệ.
• Trách nhiệm nộp thuế thay: Nếu trên hợp đồng thỏa thuận giá thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp chịu trách nhiệm nộp thuế thay, doanh nghiệp phải thực hiện khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân và sử dụng chứng từ nộp thuế này làm căn cứ hạch toán chi phí.
• Tính hợp pháp của chứng từ thanh toán: Các khoản thanh toán phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng số tiền ghi trên hợp đồng và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.