Tóm tắt Công văn 4450/CT-TTHT năm 2016 về xử lý hóa đơn bị mờ và không thấy rõ nội dung

Công văn số 4450/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế giải quyết vướng mắc liên quan đến việc xử lý các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ bị mờ, bay màu theo thời gian (đặc biệt là hóa đơn in bằng giấy nhiệt) để làm cơ sở tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

- Thực trạng hóa đơn bị mờ, bay màu chữ

• Các hóa đơn tiền điện, nước, điện thoại, xăng dầu, vé cầu đường hoặc hóa đơn mua hàng tại các siêu thị thường được in trên giấy nhiệt. Đặc tính của loại giấy này là dễ bị phai màu, mờ chữ hoặc mất hoàn toàn thông tin sau một thời gian lưu trữ dưới tác động của ánh sáng và nhiệt độ.
• Việc hóa đơn bị mờ, không nhìn rõ các chỉ tiêu bắt buộc như tên người mua, người bán, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, thành tiền, tiền thuế... gây khó khăn cho cơ quan thuế trong việc thanh tra, kiểm tra và đối chiếu chứng từ.

- Hướng dẫn phương án xử lý hóa đơn bị mờ của Cục Thuế

Để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp khi gặp trường hợp hóa đơn bị mờ chữ nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn thực hiện các bước cụ thể sau:

• Doanh nghiệp tiến hành sao chụp (photocopy) lại hóa đơn bị mờ ngay khi nhận được hoặc trước khi hóa đơn bị phai màu hoàn toàn.
• Doanh nghiệp thực hiện việc ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) của người đại diện theo pháp luật của bên mua và bên bán trên bản sao chụp hóa đơn này để xác nhận tính xác thực của giao dịch.
• Bản sao chụp hóa đơn có xác nhận của hai bên phải được đính kèm cùng với bản gốc hóa đơn bị mờ (dù đã bị phai màu) để làm chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Bộ chứng từ này (bao gồm bản gốc bị mờ và bản sao chụp có xác nhận) sẽ được lưu trữ cùng với các chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản bàn giao liên quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

- Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ

Việc xử lý hóa đơn bị mờ theo hướng dẫn trên chỉ là điều kiện cần. Để được cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh là có thật, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) theo quy định của pháp luật về thuế.
• Thông tin trên bản sao chụp hóa đơn phải hoàn toàn trùng khớp với các thông tin trên tờ khai thuế GTGT đã kê khai và thông tin trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế (nếu có).
• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các hóa đơn sao chụp và các chứng từ kèm theo.

- Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Công văn 4450/CT-TTHT tạo cơ chế tháo gỡ khó khăn thực tế cho doanh nghiệp, tránh việc bị xuất toán chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế GTGT một cách oan uổng do lỗi khách quan của chất liệu giấy in hóa đơn.
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát các hóa đơn in bằng giấy nhiệt ngay khi phát sinh và thực hiện sao chụp, xác nhận sớm, tránh để đến khi cơ quan thuế thanh tra mới thực hiện thì việc liên hệ với nhà cung cấp để ký xác nhận sẽ gặp nhiều khó khăn.