Tổng quan về Công văn 8591/CT-TTHT năm 2016

Công văn 8591/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT (Liên 2) đã lập. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình báo cáo và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn chứng từ.

Quy trình xử lý khi mất hóa đơn GTGT theo hướng dẫn

Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT (Liên 2) đã lập, người nộp thuế cần thực hiện nghiêm ngặt các bước sau để đảm bảo tính hợp lệ cho việc kê khai thuế:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán khai, nộp thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận, đóng dấu trên bản sao chụp và giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn sao chụp này kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
• Báo cáo mất hóa đơn với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định (Mẫu số BC21/AC ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

Quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

Việc làm mất hóa đơn GTGT sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn, cụ thể:

• Mức phạt đối với người bán: Trường hợp người bán làm mất hóa đơn đã lập (Liên 2) nhưng chưa giao cho người mua, hoặc làm mất hóa đơn chưa lập thì sẽ bị xử phạt theo các khung hình phạt quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.
• Mức phạt đối với người mua: Trường hợp người mua làm mất hóa đơn (Liên 2) để làm chứng từ kế toán, kê khai thuế thì cũng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, trừ các trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật.
• Các trường hợp miễn phạt hoặc giảm nhẹ: Nếu việc mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác có xác nhận của cơ quan chức năng thì doanh nghiệp có thể được xem xét miễn xử phạt hành chính.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và khuyến nghị từ Cục Thuế

Để hạn chế tối đa các sai sót và xử phạt không đáng có, Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện các biện pháp sau:

• Tăng cường công tác lưu trữ: Doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ hóa đơn, chứng từ khoa học, an toàn, tránh thất lạc trong quá trình vận chuyển và bàn giao giữa các bộ phận.
• Sử dụng hóa đơn điện tử: Khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu hoàn toàn rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy truyền thống.
• Kịp thời khai báo: Khi phát hiện mất hóa đơn, cần chủ động phối hợp với đối tác để lập biên bản và báo cáo ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nhằm hạn chế mức phạt do chậm trễ khai báo.