Giới thiệu về Công văn 3168/CT-TTHT năm 2016

Công văn 3168/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân nộp thuế giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình xử lý hóa đơn đã lập nhưng phát hiện có sai sót. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thực tế quan trọng, giúp người nộp thuế thực hiện đúng các quy định về hóa đơn chứng từ, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Quy định xử lý hóa đơn lập sai chưa kê khai thuế

Đối với trường hợp hóa đơn đã được lập và giao cho người mua nhưng cả hai bên bán và bên mua đều chưa thực hiện kê khai thuế, khi phát hiện có sai sót, quy trình xử lý được thực hiện như sau:

• Lập biên bản thu hồi: Hai bên phải tiến hành lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Trong biên bản thu hồi phải thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn và sai sót cụ thể.
• Gạch chéo và lưu trữ: Người bán thực hiện gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai, lưu giữ số hóa đơn này tại doanh nghiệp để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn mới: Người bán lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định pháp luật để giao cho người mua. Trên hóa đơn mới phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ đã thu hồi.

Quy định xử lý hóa đơn lập sai đã kê khai thuế

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, cả hai bên bán và mua đã thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), sau đó mới phát hiện có sai sót về các chỉ tiêu như đơn giá, thuế suất, tiền thuế, số lượng hoặc quy cách hàng hóa, quy trình xử lý bắt buộc bao gồm:

• Thỏa thuận bằng văn bản: Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót cần điều chỉnh của hóa đơn đã lập.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào, ngày tháng năm nào.
• Kê khai thuế theo hóa đơn điều chỉnh: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra và đầu vào theo quy định pháp luật về quản lý thuế hiện hành.
• Nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh không được phép ghi số âm (-).

Trường hợp đặc biệt: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, Công văn hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp hóa đơn đã lập ghi sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua:

• Không cần lập hóa đơn điều chỉnh: Các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần phải lập lại hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh.
• Yêu cầu về biên bản: Biên bản điều chỉnh phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của đại diện pháp luật hai bên mua và bán. Biên bản này phải được đính kèm cùng với hóa đơn đã lập sai để làm căn cứ giải trình, chứng minh tính hợp pháp của chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý áp dụng hướng dẫn

Các nội dung hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót tại Công văn 3168/CT-TTHT được căn cứ dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và hóa đơn tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế.