Công văn 7075/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết việc xử lý hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) đã lập trong trường hợp người bán đã xuất hóa đơn nhưng khách hàng không chấp nhận sản phẩm và từ chối nhận hàng.

- Nguyên tắc xử lý hóa đơn đã lập khi khách hàng từ chối nhận hàng

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, việc xử lý hóa đơn khi khách hàng trả lại hoặc từ chối nhận hàng được thực hiện theo từng trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp 1: Người mua là cá nhân hoặc tổ chức không có hóa đơn
  • Khi giao hàng không đúng thỏa thuận (về chất lượng, quy cách, chủng loại) dẫn đến khách hàng từ chối nhận hàng, hai bên phải lập biên bản hoàn trả hàng hóa hoặc biên bản từ chối nhận hàng.
  • Nội dung biên bản phải ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa bị trả lại.
  • Người bán tiến hành thu hồi lại Liên 2 (liên giao cho người tiêu dùng) của hóa đơn đã lập, thực hiện gạch chéo các liên để hủy hóa đơn và lưu giữ tại gốc theo quy định.
• Trường hợp 2: Người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có sử dụng hóa đơn
  • Nếu người mua đã nhận hàng và đã kê khai thuế: Khi trả lại hàng hóa, người mua phải xuất hóa đơn trả hàng cho người bán. Trên hóa đơn ghi rõ lý do xuất trả hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, kèm theo tiền thuế GTGT (nếu có). Căn cứ vào hóa đơn này, hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu, chi phí và thuế GTGT tương ứng.
  • Nếu người mua chưa kê khai thuế và từ chối nhận hàng ngay khi giao: Hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập, ghi rõ lý do từ chối nhận hàng, người bán thu hồi hóa đơn (Liên 2), gạch chéo các liên và thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
• Trường hợp 3: Chưa giao Liên 2 hóa đơn cho khách hàng
  • Nếu việc từ chối nhận hàng phát sinh trước khi người bán giao Liên 2 hóa đơn cho người mua, người bán thực hiện gạch chéo các liên hóa đơn đã xuất, hủy hóa đơn đó và thực hiện lập lại hóa đơn mới theo đúng thực tế giao dịch.

- Nghĩa vụ kê khai thuế và lưu giữ hồ sơ của cơ sở kinh doanh

• Kê khai điều chỉnh: Việc hủy hóa đơn hoặc xuất hóa đơn trả lại hàng là căn cứ để người bán điều giảm doanh thu tính thuế TNDN và điều chỉnh thuế GTGT đầu ra trong kỳ tính thuế phát sinh việc hủy/trả hóa đơn.
• Hồ sơ lưu trữ: Biên bản từ chối nhận hàng/trả hàng, hóa đơn bị hủy (hoặc hóa đơn xuất trả) cùng hóa đơn gốc phải được đính kèm và lưu trữ đầy đủ để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra thuế của cơ quan quản lý.