Giới thiệu về Công văn 3830/CT-TTHT năm 2016

Công văn 3830/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về các loại hóa đơn, chứng từ cần thiết để doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí thuê tài sản của cá nhân. Đây là văn bản quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho các doanh nghiệp trong việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế liên quan đến hoạt động thuê tài sản như thuê nhà, thuê văn phòng, thuê xe của cá nhân không kinh doanh.

Quy định đối với trường hợp doanh thu thuê tài sản từ 100 triệu đồng/năm trở xuống

Đối với trường hợp cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống, các quy định về thuế và chứng từ được áp dụng cụ thể như sau:

• Nghĩa vụ thuế của cá nhân: Cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thuộc đối tượng không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Quy định về hóa đơn: Cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê tài sản trong trường hợp doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế này.
• Hồ sơ, chứng từ để doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ: Để được ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không cần có hóa đơn mà cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:
  • Hợp đồng thuê tài sản (thể hiện rõ thông tin các bên, giá thuê, thời hạn thuê và phương thức thanh toán).
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản thực tế cho cá nhân (phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
  • Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC và được sửa đổi tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC).

Quy định đối với trường hợp doanh thu thuê tài sản trên 100 triệu đồng/năm

Đối với trường hợp cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu phát sinh trong năm dương lịch trên 100 triệu đồng, quy định về chứng từ và nghĩa vụ thuế được thực hiện như sau:

• Nghĩa vụ thuế của cá nhân: Cá nhân cho thuê tài sản phải phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ quy định trên doanh thu cho thuê.
• Quy định về hóa đơn: Theo các quy định cải cách thủ tục hành chính thuế (áp dụng từ Thông tư 96/2015/TT-BTC), cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân cho thuê tài sản, kể cả trường hợp doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.
• Hồ sơ, chứng từ để doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ: Doanh nghiệp không cần có hóa đơn của cơ quan thuế cấp cho cá nhân cho thuê tài sản mà chỉ cần các chứng từ sau để hạch toán chi phí hợp lý:
  • Hợp đồng thuê tài sản ký kết giữa doanh nghiệp và cá nhân cho thuê.
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản thực tế.
  • Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (trong trường hợp trên hợp đồng hai bên thỏa thuận doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản).

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi thực hiện

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng: Hợp đồng thuê tài sản phải quy định rõ bên nào chịu trách nhiệm nộp thuế (cá nhân tự nộp hay doanh nghiệp nộp thay). Đây là cơ sở pháp lý để xác định chứng từ nộp thuế thay có được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp hay không.
• Xác định doanh thu tính thuế: Doanh thu để xác định cá nhân có thuộc diện nộp thuế hay không là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản, không phải tính riêng lẻ theo từng tháng hay từng kỳ thanh toán.
• Tính đồng bộ của hồ sơ: Tất cả các thông tin trên hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế (nếu có) phải thống nhất về số tiền, thời gian và đối tượng thụ hưởng để đảm bảo tính hợp lệ trước cơ quan thuế.