Tóm tắt Công văn 14209/CT-TTHT năm 2015 về hóa đơn chứng từ đối với hàng hóa trả lại

Công văn 14209/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thực hiện đúng quy định về lập hóa đơn, chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc các thỏa thuận khác trong hợp đồng kinh tế.

1. Quy định đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh (có hóa đơn)

Khi mua hàng hóa mà người mua là đối tượng có đủ điều kiện xuất hóa đơn (doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ), nếu phát sinh việc trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa cho người bán, thủ tục được thực hiện như sau:

• Lập hóa đơn trả lại hàng: Người mua phải lập hóa đơn xuất trả lại hàng hóa cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do trả lại hàng (ví dụ: hàng hóa trả lại do không đúng quy cách, chủng loại, chất lượng theo hợp đồng).
• Nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn trả lại hàng phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu về tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và tiền thuế GTGT tương ứng với lượng hàng thực tế trả lại.
• Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng này, người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra; người mua thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu mua hàng và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng.

2. Quy định đối với người mua là cá nhân không kinh doanh (không có hóa đơn)

Trường hợp người mua là cá nhân, người tiêu dùng cuối cùng hoặc các tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn, khi phát sinh việc trả lại hàng hóa, quy trình xử lý chứng từ được hướng dẫn cụ thể:

• Lập biên bản trả lại hàng: Người bán và người mua phải lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản trả lại hàng hóa. Trong biên bản phải ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hóa đơn đã lập trước đó (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).
• Thu hồi hóa đơn đã lập: Người bán thực hiện thu hồi liên 2 của hóa đơn đã giao cho người mua (nếu có) để lưu cùng với biên bản trả lại hàng.
• Kê khai điều chỉnh: Người bán căn cứ vào biên bản trả lại hàng và hóa đơn thu hồi để thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

3. Nguyên tắc áp dụng và lưu ý quan trọng

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, các bên cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Tính trung thực của giao dịch: Việc trả lại hàng hóa phải dựa trên giao dịch thực tế, có đầy đủ hồ sơ chứng minh như hợp đồng kinh tế (có điều khoản về trả lại hàng), biên bản kiểm nghiệm chất lượng (nếu có), biên bản giao nhận hàng hóa trả lại.
• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn trả lại hàng phải được lập ngay tại thời điểm hai bên thống nhất việc trả lại hàng và thực hiện giao nhận lại hàng hóa.
• Sự nhất quán trong kê khai: Cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh đồng thời trong cùng một kỳ tính thuế để đảm bảo tính khớp đúng dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế.