Công văn 5253/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử.

1. Quy định áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ lộ trình và phương thức áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp với các nội dung cốt lõi sau:

• Sử dụng hóa đơn cũ: Trong thời gian chuyển tiếp, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì cơ sở kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• Thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế: Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã, nếu cơ sở kinh doanh đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì phải thực hiện đăng ký áp dụng theo quy định mới.
• Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng: Đối với các cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nhưng tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

2. Hướng dẫn về định dạng dữ liệu và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế đưa ra các chỉ dẫn kỹ thuật và thủ tục hành chính liên quan đến việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

• Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử (sử dụng ngôn ngữ XML) theo quy định tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC để đảm bảo khả năng tích hợp, truyền nhận dữ liệu thông suốt với hệ thống của cơ quan thuế.
• Thủ tục đăng ký: Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.

3. Xử lý hóa đơn đã lập có sai sót trong giai đoạn chuyển tiếp

Đối với các hóa đơn điện tử đã lập theo quy định cũ nhưng phát hiện có sai sót trong giai đoạn chuyển tiếp, Tổng cục Thuế hướng dẫn phương án xử lý cụ thể:

• Trường hợp chưa gửi cho người mua: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trên hệ thống và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký số gửi cho người mua.
• Trường hợp đã gửi cho người mua: Hai bên lập văn bản thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế theo đúng quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm phát hiện sai sót.

4. Trách nhiệm của cơ quan thuế địa phương

Để đảm bảo việc triển khai hóa đơn điện tử đồng bộ và hiệu quả, Công văn yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Tuyên truyền và hỗ trợ: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các nội dung mới của Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đến toàn bộ người nộp thuế trên địa bàn quản lý.
• Rà soát đối tượng: Chủ động rà soát, phân loại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh trên địa bàn để có kế hoạch thông báo, hướng dẫn chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử phù hợp với điều kiện thực tế của từng đơn vị.