Tóm tắt Công văn 3119/TCHQ-TXNK năm 2020 về việc trả hồ sơ xác định trước mã số hàng hóa

Công văn 3119/TCHQ-TXNK được ban hành bởi Tổng cục Hải quan nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý và trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số hàng hóa của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng giúp minh bạch hóa quy trình thủ tục hải quan và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực phân loại hàng hóa.

- Các trường hợp trả lại hồ sơ xác định trước mã số hàng hóa

Theo tinh thần chỉ đạo của Tổng cục Hải quan, cơ quan hải quan sẽ thực hiện từ chối tiếp nhận hoặc trả lại hồ sơ xác định trước mã số cho doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể sau:

• Hồ sơ đề nghị xác định trước mã số không đầy đủ nhóm tài liệu kỹ thuật, tài liệu phân tích thành phần, catalogue hoặc tài liệu hình ảnh minh họa không rõ ràng để có thể xác định được bản chất của hàng hóa.
• Doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ thông tin bổ sung hoặc không giải trình rõ ràng theo yêu cầu của cơ quan hải quan trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung.
• Hàng hóa nêu trong hồ sơ đề nghị xác định trước mã số đã được thực hiện thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu thực tế trước thời điểm cơ quan hải quan ban hành văn bản thông báo kết quả xác định trước mã số.
• Thông tin mô tả về hàng hóa giữa các chứng từ trong bộ hồ sơ không đồng nhất, có sự mâu thuẫn lớn về thông số kỹ thuật, công dụng hoặc thành phần cấu tạo.

- Quy trình xử lý và trách nhiệm của cơ quan hải quan

Để đảm bảo tính khách quan và đúng quy định pháp luật, Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc quy trình nghiệp vụ:

• Thực hiện kiểm tra chi tiết tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ ngay khi tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, phải có văn bản thông báo rõ ràng nêu cụ thể lý do trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.
• Văn bản trả lại hồ sơ phải được gửi cho người khai hải quan (doanh nghiệp) theo đúng thời hạn quy định, tránh gây chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đảm bảo việc phân loại và áp mã số HS phải dựa trên các quy tắc giải thích Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và các tài liệu kỹ thuật chính xác đi kèm.

- Khuyến nghị đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Nhằm hạn chế tối đa việc bị trả lại hồ sơ xác định trước mã số, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Chủ động chuẩn bị đầy đủ chứng từ kỹ thuật, bản dịch tiếng Việt đối với các tài liệu tiếng nước ngoài, và các mẫu thử (nếu có) trước khi nộp hồ sơ lên Tổng cục Hải quan.
• Theo dõi sát sao tiến trình xử lý hồ sơ trên hệ thống thông tin điện tử để kịp thời phản hồi, bổ sung thông tin khi có yêu cầu từ phía cơ quan hải quan.
• Nộp hồ sơ xác định trước mã số sớm, đảm bảo khoảng thời gian hợp lý trước khi hàng hóa thực tế cập cảng hoặc xuất khẩu để tránh việc hồ sơ bị từ chối do hàng hóa đã thông quan.