Công văn 3039/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng. Văn bản này làm rõ các quy định liên quan đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Nguyên tắc chung về chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể:

• Phải có chứng từ thanh toán đáng tin cậy chuyển từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
• Tài khoản của cả bên mua và bên bán phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật tại thời điểm thanh toán.
• Các chứng từ thanh toán qua ngân hàng được chấp nhận bao gồm séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi, thẻ tín dụng, hoặc các hình thức thanh toán khác phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Hướng dẫn đối với trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 3039/CT-TTHT là hướng dẫn xử lý trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán:

• Điều kiện chấp thuận: Hình thức thanh toán này chỉ được chấp nhận là thanh toán qua ngân hàng nếu được quy định cụ thể trong quy chế tài chính của doanh nghiệp hoặc quyết định ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thực hiện giao dịch.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng từ: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, bao gồm: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp; Quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán; Chứng từ chuyển tiền từ thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán; Chứng từ doanh nghiệp chuyển khoản thanh toán lại cho cá nhân từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân đó.
• Hệ quả pháp lý: Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện và hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính khoản chi phí này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi thực hiện thanh toán qua ngân hàng

Để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí hoặc bị từ chối khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Không chấp nhận các hình thức thanh toán mà dòng tiền không đi qua hệ thống ngân hàng hoặc không chứng minh được mối quan hệ thanh toán trực tiếp giữa bên mua và bên bán.
• Đối với các hóa đơn mua cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng cho toàn bộ các hóa đơn này, kể cả trường hợp tách nhỏ hóa đơn dưới 20 triệu đồng.
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát, cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của đơn vị mình và yêu cầu nhà cung cấp thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ thanh toán.