Tóm tắt Công văn 2809/BXD-HĐXD năm 2020 về quản lý chi phí tư vấn quản lý dự án

Công văn 2809/BXD-HĐXD do Bộ Xây dựng ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc trong việc xác định, quản lý và thanh quyết toán chi phí tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng. Văn bản này làm rõ mối quan hệ giữa các quy định tại Nghị định số 68/2019/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và Thông tư số 16/2019/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn xác định chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng.

- Nguyên tắc xác định chi phí tư vấn quản lý dự án

• Chi phí quản lý dự án là nguồn kinh phí cần thiết để chủ đầu tư tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến khi hoàn thành nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng.
• Trường hợp chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự án, chi phí quản lý dự án được xác định trên cơ sở định mức tỷ lệ phần trăm (%) ban hành tại Thông tư số 16/2019/TT-BXD phù hợp với loại hình công trình, quy mô và các bước thiết kế của dự án.
• Trường hợp thuê tư vấn quản lý dự án, chi phí thuê tư vấn được xác định bằng cách lập dự toán phù hợp với phạm vi công việc, nội dung nhiệm vụ quản lý dự án được thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng phải đảm bảo không vượt quá chi phí quản lý dự án được duyệt của dự án.

- Hướng dẫn lập dự toán chi phí thuê tư vấn quản lý dự án

• Dự toán chi phí thuê tư vấn quản lý dự án phải được lập chi tiết dựa trên số lượng nhân sự chuyên gia, thời gian thực hiện, mức lương chuyên gia và các chi phí liên quan khác theo quy định pháp luật.
• Các khoản mục chi phí cấu thành dự toán bao gồm: Chi phí chuyên gia (xác định theo số lượng người-tháng và mức tiền lương); chi phí quản lý của tổ chức tư vấn; chi phí khác (văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, đi lại...); thu nhập chịu thuế tính trước; thuế giá trị gia tăng và chi phí dự phòng.
• Chủ đầu tư có trách nhiệm thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí thuê tư vấn quản lý dự án làm cơ sở để tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng.

- Phân định chi phí giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu tư vấn

• Khi thực hiện hình thức thuê tư vấn quản lý dự án, chủ đầu tư và nhà thầu tư vấn phải phân định rõ ràng phạm vi công việc thực hiện của mỗi bên để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
• Phần chi phí dành cho các công việc do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện (như chi phí hoạt động của ban quản lý dự án thuộc chủ đầu tư, chi phí giám sát, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán...) phải được khấu trừ từ tổng chi phí quản lý dự án trước khi xác định dự toán chi phí thuê tư vấn.
• Tổng chi phí thuê tư vấn quản lý dự án và chi phí cho các công việc do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện không được vượt quá chi phí quản lý dự án đã được phê duyệt trong tổng mức đầu tư của dự án.

- Quy định về xử lý chuyển tiếp và áp dụng hợp đồng

• Đối với các dự án, gói thầu đã phê duyệt dự toán và ký kết hợp đồng tư vấn quản lý dự án trước ngày các văn bản quy phạm pháp luật mới (Nghị định 68/2019/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BXD) có hiệu lực, việc thanh toán và quyết toán chi phí thực hiện theo nội dung hợp đồng đã ký kết và các quy định pháp luật về hợp đồng xây dựng áp dụng cho hợp đồng đó.
• Trường hợp có sự thay đổi về chế độ, chính sách của nhà nước dẫn đến thay đổi chi phí quản lý dự án, các bên phải tiến hành thương thảo, điều chỉnh hợp đồng theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.