Công văn 2330/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2023 là văn bản hướng dẫn quan trọng giải quyết các vướng mắc liên quan đến quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Nội dung trọng tâm của công văn tập trung vào việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ, chế tài xử lý đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, và nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) cũng như tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho bên mua.

Tổng cục Thuế yêu cầu các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế tuân thủ nghiêm ngặt thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Khi phát hiện hành vi lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm quy định, cơ quan thuế sẽ áp dụng các biện pháp xử lý sau:

• Xử phạt người bán: Người bán có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
• Trách nhiệm kê khai: Người bán vẫn phải thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra đối với các hóa đơn lập không đúng thời điểm này theo đúng quy định pháp luật.

Công văn 2330/TCT-CS tháo gỡ vướng mắc lớn cho người mua khi nhận phải hóa đơn lập sai thời điểm từ phía người bán, cụ thể:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Người mua được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn điện tử lập không đúng thời điểm nếu giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính thực tế của giao dịch và đáp ứng các điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định.
• Tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN: Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn lập không đúng thời điểm vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế: Cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra, kiểm tra để xác định rõ tính chân thực của giao dịch, đảm bảo không có sự thông đồng, gian lận nhằm trốn thuế giữa hai bên trước khi chấp nhận quyền lợi thuế cho người mua.

Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tranh chấp về thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Đối với người bán: Cần chủ động rà soát quy trình giao hàng, nghiệm thu dịch vụ để xuất hóa đơn đúng thời điểm, tránh bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến uy tín đối với khách hàng.
• Đối với người mua: Cần chặt chẽ trong khâu nghiệm thu, bàn giao và yêu cầu người bán xuất hóa đơn kịp thời. Đồng thời, lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán để làm cơ sở giải trình vững chắc với cơ quan thuế khi có yêu cầu.