Tổng quan về Công văn 1339/TCHQ-TXNK năm 2021

Công văn 1339/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn, chấn chỉnh và giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý và trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng giúp các Cục Hải quan tỉnh, thành phố thống nhất quy trình thực hiện, đồng thời giúp doanh nghiệp nắm rõ các điều kiện để chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, tránh bị kéo dài thời gian xử lý.

Các trường hợp cơ quan Hải quan trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số

Theo nội dung hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, hồ sơ đề nghị xác định trước mã số của doanh nghiệp sẽ bị từ chối tiếp nhận và trả lại trong các trường hợp cụ thể sau:

• Hồ sơ không đầy đủ thông tin kỹ thuật: Doanh nghiệp không cung cấp đủ các tài liệu kỹ thuật, catalogue, sơ đồ quy trình sản xuất, hoặc tài liệu phân tích thành phần, cấu tạo, công dụng của hàng hóa. Thiếu các thông tin này khiến cơ quan hải quan không có đủ cơ sở khoa học và pháp lý để thực hiện phân loại.
• Không bổ sung thông tin, mẫu hàng đúng thời hạn: Trong quá trình kiểm tra hồ sơ, nếu cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung thông tin, tài liệu kỹ thuật hoặc mẫu hàng hóa thử nghiệm nhưng doanh nghiệp không thực hiện bổ sung đầy đủ trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận được thông báo.
• Hàng hóa không thuộc đối tượng xác định trước mã số: Các mặt hàng đề nghị xác định trước mã số đã có kết quả phân loại rõ ràng, không có sự tranh chấp, phức tạp về mặt kỹ thuật, hoặc đã được quy định chi tiết tại Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
• Mẫu đơn đề nghị không đúng quy định: Đơn đề nghị xác định trước mã số của doanh nghiệp không được kê khai đầy đủ, chính xác các tiêu chí theo mẫu quy định tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính).

Quy trình xử lý và trách nhiệm của cơ quan hải quan

Để đảm bảo tính minh bạch, khách quan và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị hải quan địa phương thực hiện nghiêm túc quy trình sau:

• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: Cơ quan hải quan có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn luật định. Trường hợp hồ sơ chưa hoàn chỉnh, phải thông báo bằng văn bản cụ thể, hướng dẫn chi tiết một lần để doanh nghiệp bổ sung.
• Ban hành văn bản từ chối rõ ràng: Khi quyết định trả lại hồ sơ, cơ quan hải quan phải ban hành văn bản từ chối chính thức, trong đó nêu rõ căn cứ pháp lý, lý do cụ thể và các điểm chưa đạt yêu cầu của hồ sơ để doanh nghiệp biết và khắc phục.
• Cập nhật thông tin lên hệ thống: Các đơn vị hải quan phải thực hiện ghi nhận, theo dõi và cập nhật đầy đủ thông tin về các hồ sơ bị trả lại trên hệ thống thông tin nghiệp vụ của ngành Hải quan để phục vụ công tác quản lý rủi ro và tra cứu dữ liệu.

Khuyến nghị quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa việc bị trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số, gây ảnh hưởng đến tiến độ thông quan và kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Nghiên cứu kỹ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu các quy định về xác định trước mã số tại Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP) và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật chuẩn xác: Các tài liệu kèm theo hồ sơ như bản dịch tiếng Việt của tài liệu kỹ thuật gốc, kết quả phân tích, giám định (nếu có) phải rõ ràng, trung thực và thể hiện đầy đủ các đặc trưng cơ bản của hàng hóa.
• Mô tả chi tiết và nhất quán: Nội dung mô tả hàng hóa trong đơn đề nghị phải nhất quán với các chứng từ kỹ thuật đi kèm, tránh việc mô tả chung chung hoặc không rõ mục đích sử dụng của sản phẩm.
• Phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến để kịp thời phản hồi và bổ sung thông tin khi có yêu cầu từ phía cơ quan hải quan.