Giới thiệu về Công văn 10866/CT-TTHT

Công văn 10866/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong việc xác định tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các nguyên tắc cốt lõi về chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, để các khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế.

Hướng dẫn cụ thể đối với chi phí liên quan đến người lao động và chuyên gia nước ngoài

Công văn đi sâu vào việc hướng dẫn hạch toán các khoản chi phí mang tính chất phúc lợi, chi phí đi lại và lưu trú cho người lao động, đặc biệt là các chuyên gia nước ngoài được điều động sang làm việc tại Việt Nam:

• Chi phí tiền vé máy bay và tiền phòng nghỉ: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động (bao gồm cả chuyên gia nước ngoài), trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền vé máy bay khứ hồi, tiền thuê nhà hoặc phòng nghỉ tại Việt Nam, thì các khoản chi này được coi là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu thuộc diện bắt buộc).
• Yêu cầu về hồ sơ chứng từ đối chiếu: Để đảm bảo tính pháp lý khi giải trình với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ gồm: Hợp đồng lao động hoặc quyết định điều động công tác thể hiện rõ nghĩa vụ chi trả của doanh nghiệp; Hóa đơn dịch vụ lưu trú, hóa đơn vé máy bay mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp; Chứng từ thanh toán thực tế.
• Các khoản chi không được trừ: Các khoản chi phí cá nhân cho người lao động hoặc chuyên gia nước ngoài phát sinh ngoài thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp sẽ không được thừa nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

Ý nghĩa thực tiễn đối với doanh nghiệp

Văn bản hướng dẫn này giúp các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống quy chế tài chính nội bộ, hợp đồng lao động để đảm bảo các khoản chi cho người lao động được ghi nhận hợp lệ.
• Hạn chế tối đa rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế tại đơn vị.
• Thực hiện đúng các quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị lớn.