Giới thiệu chung về Công văn 5079/CT-TTHT năm 2014

Công văn 5079/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của công văn tập trung vào việc xác định tính hợp lệ của chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (vé điện tử) cho người lao động đi công tác.

Điều kiện chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo tinh thần của Công văn 5079/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định chi tiết về chứng từ đối với chi phí mua vé máy bay điện tử

Đối với trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và có phát sinh chi phí mua vé máy bay thông qua hình thức thương mại điện tử (mua vé qua mạng), Công văn 5079/CT-TTHT hướng dẫn cụ thể về bộ hồ sơ chứng từ cần thiết để được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử: Doanh nghiệp phải xuất trình được vé máy bay điện tử (e-ticket) hợp lệ do hãng hàng không cung cấp.
• Thẻ lên máy bay (Boarding Pass): Đây là chứng từ bắt buộc để chứng minh người lao động thực tế đã tham gia chuyến bay phục vụ cho mục đích công tác của doanh nghiệp.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó thanh toán lại cho cá nhân thì phải có quy chế tài chính hoặc quyết định cử đi công tác nêu rõ hình thức thanh toán này.

Hướng dẫn xử lý trường hợp mất thẻ lên máy bay (Boarding Pass)

Một trong những điểm tháo gỡ khó khăn thực tế cho doanh nghiệp được đề cập trong hướng dẫn là việc xử lý khi người lao động làm mất thẻ lên máy bay. Để khoản chi phí này vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần bổ sung các tài liệu chứng minh thay thế bao gồm:

• Quyết định cử đi công tác hoặc văn bản điều động cán bộ, nhân viên đi công tác có phê duyệt của ban giám đốc.
• Giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác hoặc các tài liệu chứng minh mục đích chuyến đi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
• Chứng từ thanh toán tiền vé máy bay hợp pháp (chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc diện bắt buộc).
• Cam kết bằng văn bản của người lao động về việc thực tế đã tham gia chuyến bay và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của thông tin.

Lưu ý quan trọng về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý quy định về ngưỡng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên. Nếu tổng hóa đơn mua vé máy bay (hoặc dịch vụ đi kèm) từ 20 triệu đồng trở lên mà doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt thì toàn bộ khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Việc sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán hộ phải được quy định rõ ràng trong quy chế nội bộ hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo tính liên kết dòng tiền hợp pháp.