Công văn 1039/TCT-CS năm 2021 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ thương mại từ các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam khi mua dịch vụ trực tuyến, dịch vụ kỹ thuật số.

Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ thương mại từ nhà cung cấp nước ngoài

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các nhà cung cấp nước ngoài (như Google, Facebook, Microsoft...) hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, dịch vụ số thường không phát hành hóa đơn theo mẫu quy định của pháp luật thuế Việt Nam. Thay vào đó, họ phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc chứng từ thanh toán theo thông lệ quốc tế và pháp luật nước sở tại.

• Các chứng từ thương mại này được thừa nhận là chứng từ hợp pháp để ghi nhận chi phí nếu phản ánh đúng giao dịch thực tế và đi kèm với các hồ sơ chứng minh giao dịch hoàn thành.
• Doanh nghiệp Việt Nam cần lưu trữ đầy đủ các thông tin điện tử bao gồm tài khoản đăng nhập, email xác nhận đơn hàng, điều khoản dịch vụ trực tuyến (Terms of Service) và hóa đơn thương mại để làm căn cứ giải trình khi quyết toán thuế.

Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Để các khoản chi mua dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài sử dụng hóa đơn thương mại được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi mua dịch vụ (như quảng cáo trực tuyến, bản quyền phần mềm, dịch vụ lưu trữ đám mây) phải trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đủ chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có hóa đơn thương mại hoặc chứng từ thanh toán do nhà cung cấp nước ngoài gửi qua hệ thống điện tử, cùng với hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận sử dụng dịch vụ trực tuyến.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán qua thẻ tín dụng của cá nhân được ủy quyền, doanh nghiệp phải có quy chế nội bộ, quyết định ủy quyền và chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân để hoàn trả.
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế nhà thầu: Doanh nghiệp Việt Nam phải thực hiện kê khai, khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài (gồm thuế GTGT và thuế TNDN) theo quy định trước khi chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài (trừ trường hợp nhà cung cấp nước ngoài đã trực tiếp đăng ký, kê khai và nộp thuế tại Việt Nam).

Quy định về kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các dịch vụ mua từ nhà cung cấp nước ngoài, văn bản hướng dẫn cụ thể:

• Doanh nghiệp Việt Nam được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần thuế GTGT nộp thay cho nhà thầu nước ngoài nếu có chứng từ nộp thuế nhà thầu (giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước) theo đúng quy định pháp luật.
• Trường hợp nhà cung cấp nước ngoài đã thực hiện đăng ký thuế, kê khai và nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam căn cứ vào hóa đơn, chứng từ nhận được từ nhà cung cấp nước ngoài (có thể hiện mã số thuế được cấp tại Việt Nam) để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định chung.

Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thường xuyên kiểm tra trạng thái đăng ký thuế của nhà cung cấp nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để áp dụng đúng cơ chế khấu trừ thuế nhà thầu hoặc nhận hóa đơn trực tiếp.
• Xây dựng quy chế tài chính nội bộ rõ ràng đối với việc thanh toán qua thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc thẻ tín dụng cá nhân được ủy quyền nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ thanh toán.
• Lưu trữ chứng từ ở dạng dữ liệu điện tử gốc theo quy định của Luật Giao dịch điện tử để chứng minh tính toàn vẹn của hóa đơn, chứng từ thương mại từ nước ngoài.