BÁO CÁO

SƠ KẾT 05 NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ

Thực hiện Công văn số 229/VTLTNN-NVĐP ngày 16 tháng 3 năm 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ như sau:

I. KẾT QUẢ 05 NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ

Thực hiện Luật Lưu trữ, các hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ của Chính phủ và Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo xây dựng, phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ và tổ chức thực hiện đạt được kết quả:

1. Phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ

a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ

Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực lưu trữ bằng các hình thức như:

- Ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức Hội nghị phổ biến, quán triệt cho cán bộ lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

- Xây dựng kế hoạch phổ biến, tuyên truyền Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

- Giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành, sao gửi và viết tin bài lên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ chức.

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố triển khai tổ chức Hội thi “Tìm hiểu Luật Lưu trữ”. Sở Nội vụ đã tổ chức biên soạn bộ tài liệu dưới dạng hỏi - đáp, với nội dung hơn 80 câu hỏi, phát hành đến các cơ quan, tổ chức và đăng tải trên website của Sở Nội vụ để phục vụ cho công tác tuyên truyền, phổ biến Luật.

Hàng năm, Hội đồng tuyên truyền, phổ biến pháp luật thành phố (do Sở Tư pháp làm thường trực) và Hội đồng tuyên truyền, phổ biến pháp luật quận, huyện đã tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

b) Kết quả đạt được

- Công tác tuyên truyền, phổ biến, tập huấn Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ tại thành phố được triển khai liên tục, cụ thể đã tổ chức tập huấn 145 lớp) cho hơn 50.000 lượt công chức, viên chức tham gia. Trong đó, Sở Nội vụ tổ chức 82 lớp, các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân quận, huyện tổ chức 63 lớp.

- Có 32 cơ quan, tổ chức hội thi “Tìm hiểu Luật Lưu trữ”, trong đó, một số cơ quan, tổ chức với những hình thức mới, sinh động, hấp dẫn như: Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn Trách nhiệm hữu hạn một thành viên: tổ chức hội thi hình thức Team building (Xây dựng đội ngũ) vận dụng sáng tạo cách thi tạo không khí vừa học tập vừa vui chơi bổ ích; Ủy ban nhân dân Quận 8, 10, quận Bình Thạnh và Tân Bình có sự đầu tư, nghiên cứu, chuẩn bị công phu, tổ chức chu đáo.

Về hình thức hội thi, quận Bình Thạnh, Tân Bình đã huy động lực lượng đông đảo tham gia hội thi lẫn cổ động viên, hội thi với 04 vòng thi gồm: Vòng 1, phần thi trắc nghiệm; Vòng 2, Ôn lý thuyết; Vòng 3, “Sức mạnh đồng đội” và vòng 4, “Luyện tay nghề”.

Ngoài ra, tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản mới quy định với tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho hơn 9.550 lượt công chức, viên chức tham gia.

Nhìn chung, việc tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ được thành phố và các cơ quan, tổ chức triển khai kịp thời đã có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

2. Xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ

a) Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành 19 văn bản trọng tâm nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ (Phụ lục I đính kèm), trong đó có 03 văn bản quy phạm pháp luật, gồm:

- Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

- Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020.

- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

- Chỉ đạo xây dựng và phê duyệt Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025.

- Hàng năm chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ.

b) Sở Nội vụ đã ban hành 45 văn bản để triển khai, hướng dẫn, tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ và kiểm tra đôn đốc các cơ quan, tổ chức trực thuộc nhằm thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục I đính kèm).

3. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

a) Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ

- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố (Phụ lục II đính kèm)

Tổ chức bộ máy Chi cục Văn thư - Lưu trữ được kiện toàn theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử thành phố.

- Tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu (Phụ lục III đính kèm)

Tại các sở, ngành thành phố: Công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ngành được cơ cấu theo tổ, bộ phận trong Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức của cơ quan, tổ chức; Mỗi sở, ngành bố trí trung bình 2 công chức, viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ; một số cơ quan, tổ chức quy mô hoạt động nhỏ bố trí 1 công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ.

Tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện đều bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm đều được bồi dưỡng chuyên môn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ cơ quan.

- Những khó khăn khi thực hiện các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ tại địa phương:

Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ không ổn định, nhiều lần sáp nhập, kiện toàn gây khó khăn trong việc tuyển dụng, bố trí nhân sự, gây tâm lý bất an, không an tâm công tác.

- Mô hình của Chi cục trong năm 2018 và những năm tiếp theo:

Thực hiện sắp xếp, kiện toàn theo quy định chung của nhà nước.

b) Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

Để nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 về việc phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020 trên địa bàn thành phố; hàng năm phê duyệt Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ sở đào tạo tổ chức thực hiện.

Trong 05 năm, đã tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức thuộc các sở, ngành, quận, huyện, phường, xã, thị trấn như:

- Đào tạo:

Cử đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (văn bằng 2) cho 41 học viên tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn.

Phối hợp với Trường Trung cấp văn thư, lưu trữ Trung ương tổ chức 04 lớp Trung cấp văn thư, lưu trữ với hơn 281 học viên tham gia.

Các cơ quan Ủy ban nhân dân Quận 8, quận Tân Phú và Tân Bình đã chủ động phối hợp với Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tổ chức 03 lớp Trung cấp văn thư, lưu trữ với hơn 200 lượt công chức, viên chức.

- Bồi dưỡng: Phối hợp Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh tổ chức:

04 lớp sơ cấp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (03 tháng), 275 học viên.

03 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, 370 học viên.

01 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (10 ngày) cho hơn 300 học viên.

- Tập huấn: Phối hợp Học viện Cán bộ thành phố tổ chức tập huấn Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật lĩnh vực văn thư, lưu trữ, mỗi năm trung bình 12 lớp (chuyên đề) cho gần 15.800 lượt người tham dự.

- Tổ chức hội nghị triển khai

Tổ chức 06 Hội nghị tập huấn, hướng dẫn Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của UBND thành phố ban hành quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, với 1.116 người tham dự.

04 Hội nghị triển khai hướng dẫn thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, với 1.028 công chức, viên chức và nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tham dự.

02 Hội nghị triển khai thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, với hơn 250 lượt công chức, viên chức và nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và các doanh nghiệp đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại thành phố Hồ Chí Minh tham dự.

Tại các cơ quan, tổ chức hằng năm đều tổ chức các lớp phổ biến văn bản mới, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho hơn 16.500 lượt công chức, viên chức tham gia.

- Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ được thành phố và các cơ quan, tổ chức quan tâm, tổ chức thực hiện thường xuyên, từng bước cập nhật, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

c) Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

Đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đã quan tâm thực hiện và điều chỉnh chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ và các hướng dẫn của Sở Nội vụ như: Công văn số 1416/SNV-QLVTLT ngày 10 tháng 11 năm 2009 của Sở Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ; Công văn số 3712/SNV-CCVTLT ngày 18 tháng 9 năm 2017 về việc điều chỉnh chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

Quan tâm lập hồ sơ đề nghị xét tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ của công chức, viên chức trên địa bàn thành phố.

4. Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ

Công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ được thực hiện thường xuyên, đã tổ chức thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 81 cơ quan, tổ chức; trong kiểm tra đã kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ cũng như chấn chỉnh kịp thời công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, nhất là các cơ quan trực thuộc sở, ngành; phường, xã, thị trấn nhằm từng bước đi vào nền nếp, ổn định.

a) Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng năm

b) Nội dung kiểm tra

- Công tác quản lý văn thư, lưu trữ: Công tác chỉ đạo, quản lý và ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Công tác văn thư, lưu trữ: Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan; quản lý văn bản; thực hiện công tác lập hồ sơ công việc. Việc đầu tư xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị để bảo quản nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động.

c) Kết quả kiểm tra

Kết quả kiểm tra cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã có nhiều chuyển biến, đáp ứng tốt các yêu cầu. Sau kiểm tra, Chi cục đã kịp thời tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo để thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời tham mưu Sở Nội vụ nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

Bên cạnh những điểm nổi bật trong công tác văn thư, lưu trữ, cũng còn một số hạn chế như: Một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí Kho lưu trữ cơ quan, còn dùng phòng làm việc làm nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu gây khó khăn cho việc quản lý tập trung và tra tìm tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn để các vật dụng khác; chưa trang bị hệ thống báo, chữa cháy tự động; chưa tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, dẫn đến nguy cơ tồn đọng và thất thoát hồ sơ, tài liệu.

5. Thực hiện hoạt động lưu trữ

a) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan

Thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Ủy ban nhân dân thành phố giao Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan. Theo đó, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan như sau:

Năm 2015 có 487/707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

Năm 2016 có 551/707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

Năm 2017 có 612/707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

- Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Sở Nội vụ tăng cường công tác hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.

Đến nay, nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện khá tốt việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tài liệu được thu thập, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý sơ bộ.

Tuy nhiên, một số sở, ngành, quận, huyện do diện tích kho lưu trữ nhỏ, không đủ sức chứa tài liệu nên hầu hết các công chức, viên chức có lập hồ sơ công việc nhưng chưa giao nộp về lưu trữ cơ quan mà để lại tự bảo quản và tra cứu.

Mặt khác, kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, tài liệu tồn đọng còn ở nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện, chưa tổ chức chỉnh lý nên chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng quy định.

b) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn 2.721 mét giá tài liệu, gồm 13 phông: Chủ yếu là tài liệu thuộc Phông Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và Phông các cơ quan, tổ chức giải thể.

Thực hiện Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Theo đó, có 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố. Tuy nhiên, do diện tích Kho Lưu trữ hạn chế, chưa tổ chức thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu theo quy định (Phụ lục IV).

Để chuẩn bị cho công tác thu thập hồ sơ, tài liệu đạt kết quả, đúng quy định, Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 tại Quyết định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018.

c) Công tác chỉnh lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố

- Tổng số phông, tài liệu đã thu về nhưng chưa chỉnh lý (số liệu tính đến hết năm 2017): không.

d) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố

- Ủy ban nhân dân thành phố đã phê duyệt dự án công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã khởi công xây dựng.

Theo tiến độ dự án công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, chia thành 02 giai đoạn, giai đoạn 1, xây dựng khối nhà 18 tầng, với diện tích sàn xây dựng là 20.424m² dùng làm Kho Lưu trữ và bố trí nhà làm việc, dự kiến sẽ hoàn thành vào năm 2020.

Trong thời gian chờ xây dựng công trình Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ đang thuê tạm 1.094 m² tại Tòa nhà IPC của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận từ tháng 10 năm 2013 cho đến nay (diện tích Văn phòng làm việc tại Tầng 6 là 255 m², Kho Lưu trữ tại Tầng 5 diện tích 730 m² và Phòng số hóa 114 m²; cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện có và hoạt động của Chi cục.

- Tổng số phông và mét giá tài liệu đang được bảo quản trong kho

Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn 2.721 mét giá tài liệu, gồm 13 phông, chủ yếu là tài liệu thuộc Phông Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và Phông các cơ quan, tổ chức giải thể.

Do diện tích Kho Lưu trữ hạn chế, chưa tổ chức thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu theo quy định. Năm 2015, chỉ thu thập 141,25 mét giá hồ sơ, tài liệu là Giấy phép xây dựng trước năm 1975 (Khu vực Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) từ Trung tâm Thông tin và Dịch vụ Xây dựng thuộc Sở Xây dựng thành phố.

đ) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố

- Thực hiện Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử, Chi cục bố trí phòng đọc đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác sử dụng tài liệu bố trí, bàn ghế, tủ đựng tài sản cá nhân, máy vi tính; Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã ban hành quy chế khai thác, sử dụng tài liệu, niêm yết các thủ tục hành chính.

- Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.

- Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm, phần mềm tra cứu tài liệu.

- Trung bình một năm Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố phục vụ 260 lượt khách với 560 hồ sơ.

6. Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ

a) Trong những năm qua, việc triển khai nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ của thành phố được quan tâm đã đầu tư kinh phí xây dựng website Chi cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ công tác tuyên truyền, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm chủ đầu tư, tổ chức thực hiện số hóa giai đoạn 1 (2014 - 2015) gồm 200 mét giá hồ sơ, tài liệu (1.069.650 trang) thuộc phông Ủy ban nhân dân thành phố; đang xem xét kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2 (2018 - 2023) gồm 1.415 mét giá.

b) Sở Thông tin và Truyền thông triển khai phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (phần mềm mã nguồn mở) đến 713 cơ quan, tổ chức để tiếp nhận, quản lý văn bản đến, đi; tra tìm, khai thác tài liệu trên cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận văn bản, trao đổi công việc; Văn bản đến, đi được quét (scan) lưu để quản lý tra cứu trong hệ thống quản lý văn bản nội bộ; có 589 cơ quan, đơn vị sử dụng chữ ký số trong phát hành văn bản.

c) Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức sử dụng các phần mềm hoặc file exel để quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ giúp việc lưu trữ, tra tìm văn bản nhanh, chính xác, tiết kiệm kinh phí.

7. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

a) Có 14 doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ (Phụ lục V kèm theo)

b) Thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Công văn số 7098/UBND-VX ngày 31 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Sở Nội vụ triển khai thực hiện các công việc:

- Tổ chức, tiếp nhận đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố.

- Tổ chức Hội nghị triển khai quản lý dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức có đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố.

- Tổ chức kiểm tra chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ.

- Thực hiện cấp 25 chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Phụ lục VI đính kèm)

8. Chế độ thông tin báo cáo trong công tác lưu trữ

Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh thực hiện tốt chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ.

II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm

a) Lĩnh vực văn thư, lưu trữ được Thành ủy và Ủy ban nhân dân thành phố quan tâm, tạo điều kiện phát triển như ban hành các văn bản chỉ đạo, phê duyệt kinh phí: Chỉ thị về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phê duyệt kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức...

b) Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ với nhiều hình thức phong phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ được tăng cường đã tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

c) Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ được kiện toàn, đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ được tăng cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào tính chuyên nghiệp, từ đó công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ngày càng tự tin, yêu nghề và nhiệt huyết trong công việc; công tác chuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nề nếp, ổn định và phát triển.

d) Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ, hệ thống các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ được cập nhật, ban hành, triển khai thực hiện phù hợp với tình hình mới.

đ) Công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được lãnh đạo quan tâm triển khai thực hiện có hiệu quả; công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường góp phần thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định.

2. Hạn chế

a) Các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành chưa đồng bộ, có những văn bản ban hành đã lâu chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với tình hình mới nên khi thi hành còn nhiều bất cập, lúng túng.

b) Biên chế công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức còn thiếu về số lượng, còn kiêm nhiệm công tác khác; một số chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ. Một số công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa an tâm công tác, dẫn đến sự thiếu ổn định về nhân sự làm công tác này.

c) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ còn hạn chế nhất là kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu.

d) Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc; khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn.

đ) Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa được thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, chưa được thống nhất.

III. NHỮNG ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đề xuất, kiến nghị Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như sau:

1. Sớm ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thực hiện để phù hợp với Luật Lưu trữ về các vấn đề như: thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành; quy trình, thủ tục, thời gian thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng tài liệu điện tử ...

2. Quy định cụ thể cơ cấu tổ chức bộ máy, số lượng biên chế và phụ cấp chức vụ lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

3. Sửa đổi, bổ sung về chế độ, chính sách cho công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ để nâng cao đời sống, tạo sự an tâm cho công chức, viên chức và tạo sự ổn định và phát triển của ngành.

4. Quy định cụ thể mô hình tổ chức Kho lưu trữ cấp huyện.

Trên đây là báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh./.

PHỤ LỤC I

DANH MỤC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN VỀ LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Kèm theo Báo cáo số 77/BC-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)

I. VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

II. VĂN BẢN CỦA SỞ NỘI VỤ