Công văn số 1733/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc giải quyết các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập công ty liên doanh. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các bên tham gia liên doanh, xác định rõ điều kiện, thủ tục và phương thức hạch toán chi phí hợp lý, cũng như khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với các khoản chi chuẩn bị cho việc thành lập doanh nghiệp.

Nguyên tắc ghi nhận chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp liên doanh

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập công ty liên doanh do các bên sáng lập viên hoặc bên đại diện chi trả phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Văn bản ủy quyền hợp pháp: Các bên tham gia liên doanh phải có văn bản ủy quyền bằng văn bản cho một bên hoặc một tổ chức, cá nhân đại diện đứng ra chi trả các khoản chi phí chuẩn bị cho việc thành lập doanh nghiệp liên doanh.
• Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ trong giai đoạn trước khi thành lập phải mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền. Nội dung trên hóa đơn phải thể hiện rõ việc phục vụ trực tiếp cho công tác chuẩn bị và thành lập công ty liên doanh.
• Thủ tục bàn giao chứng từ: Sau khi công ty liên doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc Giấy chứng nhận đầu tư), bên được ủy quyền phải thực hiện bàn giao đầy đủ chứng từ, hóa đơn gốc và làm thủ tục thanh toán lại với công ty liên doanh để làm cơ sở hạch toán.

Hướng dẫn khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Về việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đối với các chi phí phát sinh trước khi thành lập, Tổng cục Thuế đưa ra các hướng dẫn cụ thể:

• Điều kiện khấu trừ thuế: Công ty liên doanh sau khi thành lập được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền, với điều kiện các hóa đơn này phục vụ trực tiếp cho hoạt động thành lập doanh nghiệp và có chứng từ thanh toán phù hợp.
• Yêu cầu về chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp liên doanh phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ mức quy định trở lên khi thực hiện thanh toán hoàn trả cho bên được ủy quyền.
• Hồ sơ chứng minh: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng ủy quyền (hoặc văn bản thỏa thuận), hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ mang tên bên được ủy quyền, chứng từ thanh toán giữa bên được ủy quyền với người bán, và chứng từ thanh toán hoàn trả giữa doanh nghiệp liên doanh với bên được ủy quyền.

Hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đối với thuế TNDN, các khoản chi phí trước khi thành lập được xử lý và phân bổ vào chi phí hoạt động như sau:

• Phân bổ chi phí trả trước: Các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, đào tạo nhân viên, quảng cáo, thuê địa điểm phát sinh trước khi thành lập không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình mà phải hạch toán vào chi phí trả trước.
• Thời hạn phân bổ: Doanh nghiệp liên doanh được phân bổ dần các khoản chi phí này vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động.
• Tính hợp lý của chi phí: Chỉ những khoản chi thực tế liên quan đến việc thành lập, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được chuyển giao đúng quy định mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Khuyến nghị dành cho các bên tham gia liên doanh

Để đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế sau này, các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng điều khoản rõ ràng về trách nhiệm chi trả và quyết toán chi phí trước thành lập ngay trong Hợp đồng liên doanh hoặc Thỏa thuận góp vốn ban đầu.
• Thực hiện nghiêm túc việc lập văn bản ủy quyền chi trả trước khi phát sinh bất kỳ giao dịch mua sắm, dịch vụ nào phục vụ cho việc thành lập.
• Kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn do bên được ủy quyền cung cấp trước khi tiến hành bàn giao và hạch toán vào sổ sách kế toán của công ty liên doanh.