Giới thiệu về Công văn 84296/CT-HTr năm 2015

Công văn số 84296/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ ràng các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với các hoạt động phúc lợi tập thể.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phúc lợi

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Các khoản chi phúc lợi được ghi nhận bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo quy định.
• Giới hạn mức chi được trừ: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định tháng lương bình quân thực tế thực hiện: Được tính bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trong đó, quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định, không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán.
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi này.

Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản chi phúc lợi

Về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các khoản chi phúc lợi của người lao động, Công văn đưa ra hướng dẫn cụ thể:

• Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động nếu các khoản chi này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT theo quy định hiện hành.
• Các điều kiện khấu trừ bao gồm: Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

Quy định về hồ sơ, chứng từ đối với từng khoản chi cụ thể

Để đảm bảo tính hợp pháp và tính thuế đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ đối với từng trường hợp:

• Đối với khoản chi bằng tiền mặt trực tiếp cho người lao động: Cần có quyết định của Ban Giám đốc hoặc đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, danh sách người lao động nhận tiền có ký nhận đầy đủ, kèm theo các giấy tờ chứng minh liên quan (như giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, hồ sơ bệnh án, giấy khen của con em người lao động...).
• Đối với khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài: Phải có hợp đồng kinh tế (nếu có), hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, kèm theo chứng từ thanh toán phù hợp (chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 84296/CT-HTr tạo cơ sở pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ và thỏa ước lao động tập thể. Việc cụ thể hóa các khoản chi phúc lợi trong các văn bản nội bộ này là điều kiện tiên quyết để cơ quan thuế chấp nhận tính hợp lý của chi phí khi tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.