Giới thiệu về Công văn 7758/CT-TTHT

Công văn 7758/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh về thủ tục xử lý, báo cáo và khấu trừ thuế trong trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính không đáng có.

Quy trình xử lý khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn

Khi xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (đặc biệt là liên 2 giao cho khách hàng), các bên liên quan phải thực hiện ngay các bước sau để đảm bảo tính hợp pháp:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Báo cáo với cơ quan thuế: Tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn có trách nhiệm lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định (Mẫu số BC21/AC) và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

Thủ tục khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý đối với hóa đơn bị mất

Để người mua vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với hóa đơn bị mất, Công văn hướng dẫn cụ thể:

• Người bán phải thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất.
• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của bên bán ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao chụp liên 1 đó.
• Người mua sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận và đóng dấu của người bán, kèm theo biên bản mất hóa đơn giữa hai bên và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) để làm chứng từ kê khai thuế và hạch toán chi phí hợp lý.
• Người mua phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất hóa đơn này.

Quy định về xử phạt vi phạm hành chính hành vi làm mất hóa đơn

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo các mức độ khác nhau tùy thuộc vào đối tượng làm mất (người bán hay người mua) và thời gian báo cáo với cơ quan thuế:

• Trường hợp miễn phạt hoặc phạt cảnh cáo: Áp dụng nếu việc mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng. Hoặc trường hợp tìm lại được hóa đơn đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
• Xử phạt hành chính bằng tiền: Áp dụng đối với các trường hợp làm mất hóa đơn liên 2 đã lập để giao cho khách hàng nhưng chưa đến kỳ khai thuế, hoặc đã khai thuế nhưng không có tình tiết giảm nhẹ. Mức phạt cụ thể được thực hiện theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm xảy ra hành vi.