Công văn 76586/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh về việc áp dụng và chuyển đổi hóa đơn điện tử trong giai đoạn giao thời giữa các quy định pháp luật cũ và mới. Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu các nội dung cốt lõi của văn bản này.

- Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

• Giai đoạn chuyển tiếp được xác định từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
• Trong thời gian này, các văn bản quy phạm pháp luật cũ như Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC vẫn còn hiệu lực thi hành song song với các quy định mới.
• Doanh nghiệp chưa bắt buộc phải chuyển đổi ngay sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu chưa nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Hướng dẫn đối với doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn trước ngày 01/11/2018

• Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn đã phát hành này cho đến hết ngày 31/10/2020.
• Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ giúp doanh nghiệp tránh lãng phí chi phí in ấn và chủ động hơn trong việc chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật để chuyển đổi sang hệ thống mới.

- Quy trình xử lý khi nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế

• Khi cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm rà soát điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin của mình.
• Trường hợp doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin: Tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và thực hiện hủy các hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ, nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Quy định đối với các cơ sở kinh doanh mới thành lập

• Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thành lập mới trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế thông báo yêu cầu áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc mua của cơ quan thuế) thì cũng phải thực hiện nộp dữ liệu hóa đơn theo Mẫu số 03 tương tự như các doanh nghiệp đang hoạt động.

- Khuyến nghị của Cục Thuế đối với người nộp thuế

• Cục Thuế thành phố Hà Nội khuyến khích các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chủ động tìm hiểu, chuẩn bị các điều kiện cần thiết về nhân lực và hạ tầng kỹ thuật để áp dụng hóa đơn điện tử sớm nhất có thể.
• Việc chuyển đổi sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn mà còn tránh tình trạng ùn tắc, gặp sự cố kỹ thuật khi bắt buộc phải chuyển đổi đồng loạt vào cuối kỳ hạn chuyển tiếp.