Giới thiệu về Công văn 703/CT-TTHT năm 2020

Công văn 703/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình chuyển đổi phương thức quản lý hóa đơn, đặc biệt là các quy định liên quan đến chữ ký điện tử của người mua và tính pháp lý của hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp giữa các văn bản quy phạm pháp luật về thuế.

Nội dung trọng tâm về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 703/CT-TTHT là hướng dẫn chi tiết về các trường hợp người mua không nhất thiết phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử của người bán. Cụ thể như sau:

• Trường hợp được miễn chữ ký điện tử của người mua: Theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Hồ sơ chứng minh giao dịch thay thế: Các chứng từ chứng minh giao dịch hoàn thành có thể bao gồm hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, hóa đơn biên nhận thanh toán hoặc các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác để làm cơ sở đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Điều kiện áp dụng đối với người bán: Để áp dụng quy định miễn chữ ký số của người mua, doanh nghiệp bán hàng phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định và được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản hoặc thông qua hệ thống tiếp nhận tự động.

Quy định về định dạng và tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Công văn cũng làm rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý để một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ và hợp pháp khi lưu thông và khai thuế:

• Nguyên tắc toàn vẹn thông tin: Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi kể từ khi được khởi tạo dưới dạng dữ liệu điện tử cuối cùng.
• Khả năng truy cập và hiển thị: Hóa đơn điện tử phải có khả năng truy cập, hiển thị và đọc được bằng các phương tiện điện tử để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý nhà nước khi có yêu cầu.
• Sự thống nhất giữa các chỉ tiêu: Các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất phải được thể hiện rõ ràng, chính xác và đồng nhất.

Hướng dẫn chuyển tiếp và áp dụng các văn bản pháp luật liên quan

Tại thời điểm ban hành, việc áp dụng hóa đơn điện tử nằm trong giai đoạn giao thoa giữa các quy định cũ và mới. Công văn 703/CT-TTHT đã đưa ra định hướng xử lý:

• Áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Trong khi chờ đợi việc bắt buộc áp dụng hoàn toàn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, các doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện việc khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Chuẩn bị hạ tầng công nghệ: Khuyến khích các doanh nghiệp chủ động nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, giải pháp công nghệ thông tin để sẵn sàng đáp ứng các chuẩn dữ liệu mới theo quy định của cơ quan thuế khi có yêu cầu bắt buộc chuyển đổi toàn diện.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện

Để tránh các rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình khai thuế, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh khuyến nghị doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra tính pháp lý của nhà cung cấp giải pháp: Doanh nghiệp nên lựa chọn các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có giải pháp kỹ thuật đạt chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn: Thiết lập hệ thống sao lưu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật, tránh mất mát dữ liệu trong thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Trong trường hợp phát sinh các vướng mắc đặc thù liên quan đến mô hình kinh doanh hoặc tích hợp hệ thống phần mềm bán hàng với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.