Tổng quan về Công văn 12221/CT-TTHT năm 2019

Công văn 12221/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về việc áp dụng, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế trong giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

1. Quy định về việc sử dụng hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ lộ trình và phương thức áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh như sau:

• Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp chưa nhận được thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử của cơ quan thuế thì vẫn được phép sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế đã thông báo phát hành trước đó.
• Trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện hủy toàn bộ số hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) và không được phép sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho cùng một hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Thời điểm lập và ký số trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung cốt lõi được hướng dẫn chi tiết trong công văn là tính hợp lệ về mặt thời gian trên hóa đơn điện tử:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ).
• Trường hợp ngày ký số trên hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn đó chỉ được coi là hợp lệ, hợp pháp để kê khai, khấu trừ thuế nếu ngày ký số phát sinh trước hoặc cùng ngày với hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn đó. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa việc lệch pha thời gian này để tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn hướng dẫn cụ thể về việc chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ nhu cầu quản lý, lưu thông hàng hóa:

• Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ công tác lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn bộ, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc, đồng thời phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

Để đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch trong quản lý thuế, công văn nhấn mạnh vai trò của các bên:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin để sẵn sàng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế khi có yêu cầu chuyển đổi bắt buộc.
• Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh và các Chi cục Thuế trực thuộc có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế trong quá trình tiếp cận, đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, giảm thiểu tối đa thủ tục hành chính rườm rà.