Tóm tắt Công văn 5993/TCT-CS năm 2023 về chính sách thuế đối với khoản chi phúc lợi cho người lao động

Công văn 5993/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc về chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

1. Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phúc lợi

Theo quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn tại công văn, các khoản chi trực tiếp cho người lao động có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Các khoản chi được xác định là chi phúc lợi bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện) và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi tối đa: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định tháng lương bình quân thực tế: Được tính bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia (:) cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia (:) cho số tháng hoạt động thực tế. Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán).
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từng lần từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản chi phúc lợi

Về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể:

• Điều kiện khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào để phục vụ cho các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như chi nghỉ mát, mua sắm thiết bị phúc lợi, chi hỗ trợ...) được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện chung về khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Hóa đơn và thanh toán: Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu. Đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

3. Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi thực hiện

Để đảm bảo các khoản chi phúc lợi được chấp nhận là hợp lệ và được khấu trừ thuế tối đa, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Quy định rõ trong quy chế nội bộ: Các khoản chi phúc lợi phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Kiểm soát hạn mức chi: Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi sát sao quỹ lương thực tế thực hiện để đảm bảo tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân thực tế. Phần chi vượt quá giới hạn này sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
• Hoàn thiện hồ sơ chứng từ: Ngoài hóa đơn tài chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ đi kèm như danh sách người lao động nhận hỗ trợ, quyết định phê duyệt của ban giám đốc, và chứng từ chi tiền mặt hoặc chuyển khoản tương ứng.