Giới thiệu về Công văn 5853/CT-TTHT năm 2017

Công văn 5853/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc quản lý và sử dụng hóa đơn đối với các doanh nghiệp trên địa bàn. Nội dung cốt lõi của công văn tập trung giải quyết các vướng mắc của người nộp thuế khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký doanh nghiệp (như tên gọi, địa chỉ kinh doanh) ảnh hưởng đến việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành.

Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên và địa chỉ kinh doanh

Theo hướng dẫn tại Công văn 5853/CT-TTHT và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan (đặc biệt là Thông tư 39/2014/TT-BTC), khi tổ chức kinh doanh có sự thay đổi tên và địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp được lựa chọn phương án xử lý hóa đơn như sau:

• Phương án đóng dấu thông tin mới: Doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Để thực hiện, doanh nghiệp phải đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn.
• Nộp thông báo điều chỉnh thông tin: Doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB04/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định.
• Phương án hủy hóa đơn cũ để phát hành hóa đơn mới: Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đã in sẵn thông tin cũ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo quy định và tiến hành thông báo phát hành hóa đơn mới.

Thủ tục thực hiện đối với doanh nghiệp khi thay đổi thông tin hóa đơn

Để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn khi sử dụng, Công văn hướng dẫn chi tiết các bước doanh nghiệp cần thực hiện:

• Bước 1: Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế với cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc Giấy thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 2: Khắc con dấu tên và địa chỉ mới của doanh nghiệp để phục vụ việc đóng dấu lên hóa đơn cũ (nếu chọn phương án tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ).
• Bước 3: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (Mẫu TB04/AC) thông qua phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) và nộp qua mạng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bước 4: Đóng dấu thông tin mới lên các số hóa đơn chưa sử dụng trước khi lập và giao cho khách hàng.

Lưu ý quan trọng về tính hợp lệ của hóa đơn sau khi thay đổi thông tin

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:

• Việc đóng dấu thông tin mới lên hóa đơn cũ chỉ được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã nộp Thông báo điều chỉnh thông tin (Mẫu TB04/AC) cho cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn đóng dấu mới trước khi thông báo có thể bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định.
• Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cập nhật lại thông tin tên, địa chỉ mới trên hệ thống phần mềm trước khi ký số và xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt số liệu hóa đơn (nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC) tại cơ quan thuế cũ trước khi chuyển sang cơ quan thuế mới theo quy định.

Ý nghĩa pháp lý của Công văn 5853/CT-TTHT

Văn bản này giúp tháo gỡ khó khăn, giảm bớt chi phí in ấn lại hóa đơn cho doanh nghiệp khi có sự thay đổi nhỏ về thông tin hành chính mà không làm thay đổi bản chất pháp nhân (mã số thuế). Đồng thời, hướng dẫn này tạo sự đồng nhất trong việc áp dụng pháp luật thuế giữa cơ quan thuế và người nộp thuế trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.