Tổng quan về Công văn 4735/TCT-DNNVV&HKD,CN năm 2018

Công văn 4735/TCT-DNNVV&HKD,CN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2018 nhằm giải đáp các vướng mắc liên quan đến chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của văn bản xoay quanh trường hợp cá nhân là người lao động được doanh nghiệp ủy quyền thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ bằng thẻ cá nhân, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho người lao động.

Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản thanh toán hộ

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, chính sách thuế TNCN đối với khoản tiền doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động được quy định cụ thể như sau:

• Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Khoản tiền mà doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân của người lao động để hoàn trả chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Bản chất của khoản thanh toán: Đây là khoản chi hộ của người lao động cho doanh nghiệp dựa trên sự ủy quyền hợp pháp. Khoản tiền hoàn trả này không mang tính chất tiền lương, tiền công hay các khoản lợi ích, phụ cấp mà người lao động được hưởng từ người sử dụng lao động, do đó không phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN.

Điều kiện để doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ khi doanh nghiệp hoàn trả tiền cho người lao động thanh toán hộ bằng thẻ cá nhân và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền: Doanh nghiệp phải ban hành quy chế tài chính hoặc có văn bản ủy quyền cụ thể cho phép người lao động thanh toán hộ bằng thẻ cá nhân cho các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ hợp pháp: Các hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp (không được mang thông tin cá nhân của người lao động).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đầy đủ: Doanh nghiệp phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp vào tài khoản thẻ cá nhân của người lao động đã thanh toán hộ. Đồng thời, phải lưu trữ chứng từ chuyển tiền từ thẻ cá nhân của người lao động cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ để chứng minh giao dịch thực tế đã hoàn tất.

Ý nghĩa và tác động của Công văn 4735/TCT-DNNVV&HKD,CN

Văn bản hướng dẫn này mang lại nhiều tác động tích cực cho cả doanh nghiệp và người lao động trong quá trình vận hành thực tế:

• Tạo sự linh hoạt trong hoạt động thanh toán: Giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các khoản chi phát sinh khẩn cấp hoặc các khoản chi nhỏ lẻ thông qua thẻ cá nhân của nhân viên mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp về mặt thuế.
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động: Đảm bảo người lao động không bị áp thuế TNCN đối với các khoản tiền thực chất là chi hộ cho công ty, tránh gây thiệt hại về mặt tài chính cho nhân sự.
• Minh bạch hóa dòng tiền và hồ sơ thuế: Việc quy định chặt chẽ về chứng từ chuyển khoản hai đầu (từ doanh nghiệp sang cá nhân và từ cá nhân sang nhà cung cấp) giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát, ngăn chặn việc lợi dụng kẽ hở để hợp thức hóa các chi phí không hợp lệ.