Công văn 4637/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 30 tháng 12 năm 2013 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho kỳ tính thuế năm 2013. Đây là giai đoạn chuyển tiếp áp dụng Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân (có hiệu lực từ ngày 01/07/2013), do đó công văn này tập trung giải quyết các vướng mắc về mức giảm trừ gia cảnh mới, phương pháp tính thuế phân bổ theo hai giai đoạn trong năm và các thủ tục ủy quyền quyết toán.

Dưới đây là tóm tắt chi tiết và chuyên sâu các nội dung cốt lõi của Công văn 4637/TCT-TNCN năm 2013:

- Đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

• Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công: Phải thực hiện quyết toán thuế trong các trường hợp có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán hoặc có số thuế nộp thừa và có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Tất cả các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có phát sinh khấu trừ thuế trong năm (không phân biệt có làm phát sinh khấu trừ thuế hay không) đều có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN thay cho các cá nhân có ủy quyền.
• Trường hợp không phải quyết toán: Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp trong năm mà không có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau; cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống.

- Quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

• Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức chi trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế (kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm).
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị chi trả khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (hoặc 20%) nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này.
• Tổ chức chi trả thu nhập chỉ thực hiện quyết toán thay cho cá nhân đối với phần thu nhập mà cá nhân nhận được từ tổ chức (trừ trường hợp các doanh nghiệp thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi sở hữu thì doanh nghiệp mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền đối với cả phần thu nhập tại doanh nghiệp cũ).

- Áp dụng mức giảm trừ gia cảnh chuyển tiếp năm 2013

• Do năm 2013 có sự thay đổi về mức giảm trừ gia cảnh từ ngày 01/07/2013, Tổng cục Thuế hướng dẫn cách tính giảm trừ gia cảnh bình quân cho cả năm 2013 để đơn giản hóa thủ tục.
• Mức giảm trừ đối với người nộp thuế: Được tính bình quân là 6,5 triệu đồng/tháng cho cả năm 2013 (tương đương 78 triệu đồng/năm). Trong đó, 6 tháng đầu năm áp dụng mức cũ 4 triệu đồng/tháng, 6 tháng cuối năm áp dụng mức mới 9 triệu đồng/tháng.
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc: Được tính bình quân là 2,6 triệu đồng/tháng cho cả năm 2013 (tương đương 31,2 triệu đồng/năm/người phụ thuộc). Trong đó, 6 tháng đầu năm áp dụng mức cũ 1,6 triệu đồng/tháng, 6 tháng cuối năm áp dụng mức mới 3,6 triệu đồng/tháng.
• Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Người nộp thuế đã đăng ký và có đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định thì được tính giảm trừ gia cảnh kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

- Hồ sơ và thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân

• Hồ sơ đối với tổ chức chi trả thu nhập: Bao gồm Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 05/KK-TNCN); Bảng kê mẫu số 05-1/BK-TNCN (áp dụng cho cá nhân cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên); Bảng kê mẫu số 05-2/BK-TNCN (áp dụng cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, cá nhân không cư trú); Bảng kê mẫu số 05-3/BK-TNCN (thông tin về người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh).
• Hồ sơ đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế: Bao gồm Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 09/KK-TNCN); Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 09-3/BK-TNCN); các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm; bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

- Địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế

• Nơi nộp hồ sơ của tổ chức chi trả: Nộp tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức chi trả thu nhập đó.
• Nơi nộp hồ sơ của cá nhân trực tiếp quyết toán: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự quyết toán thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả. Trường hợp cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).
• Thời hạn nộp hồ sơ: Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (đối với kỳ tính thuế năm 2013, hạn chót nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày 31/03/2014). Trường hợp cá nhân có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn thuế thì không bị khống chế thời hạn 90 ngày và không bị xử phạt vi phạm hành chính về chậm nộp hồ sơ.