Công văn 4228/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng phải tiêu hủy. Văn bản này giúp doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản tổn thất này.

Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng hóa tiêu hủy

Theo hướng dẫn, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa bị hao hụt, tổn thất hoặc tiêu hủy được thực hiện dựa trên các nguyên tắc sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển, bơm rót, định lượng, đóng gói hoặc hao hụt trong định mức cho phép.
• Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng: Đối với hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng phải tiêu hủy, nếu doanh nghiệp không được bồi thường từ các tổ chức, cá nhân khác thì số thuế GTGT đầu vào của số hàng hóa này được kê khai, khấu trừ.
• Hồ sơ chứng minh: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng thực tế phải tiêu hủy và không nhận được bồi thường từ bên thứ ba để làm cơ sở khấu trừ thuế.

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí tiêu hủy hàng hóa

Về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với giá trị hàng hóa bị tiêu hủy và chi phí tiêu hủy, văn bản làm rõ các nội dung sau:

• Nguyên tắc tính vào chi phí được trừ: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với phần giá trị hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng không được bồi thường.
• Hồ sơ, thủ tục bắt buộc: Để được ghi nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:
  • Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng do doanh nghiệp tự lập.
  • Biên bản tiêu hủy hàng hóa có xác nhận của ban lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận liên quan, hoặc biên bản tiêu hủy có sự giám sát của cơ quan chức năng (nếu thuộc trường hợp bắt buộc).
  • Hóa đơn, chứng từ mua vào của số hàng hóa bị tiêu hủy.
  • Hồ sơ yêu cầu bồi thường và văn bản từ chối bồi thường (nếu có) để chứng minh không được bồi thường.
• Định mức hao hụt: Đối với hàng hóa hao hụt tự nhiên, doanh nghiệp phải xây dựng định mức hao hụt phù hợp với đặc thù ngành nghề và đăng ký hoặc lưu tại doanh nghiệp để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Đánh giá và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Công văn 4228/TCT-CS mang tính chất hướng dẫn thực thi, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xử lý hàng hóa tồn kho bị hư hỏng, hết hạn sử dụng. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tính trung thực và kịp thời: Việc lập biên bản kiểm kê và tiêu hủy phải được thực hiện ngay tại thời điểm phát hiện hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng, tránh việc hoàn thiện hồ sơ mang tính đối phó sau khi đã tiêu hủy.
• Lưu trữ hồ sơ khoa học: Toàn bộ chứng từ liên quan đến quá trình mua vào, theo dõi kho, quyết định tiêu hủy và biên bản tiêu hủy phải được lưu trữ đồng bộ để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.
• Tham chiếu quy định liên quan: Doanh nghiệp cần kết hợp hướng dẫn tại Công văn này với các quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC để áp dụng một cách chính xác nhất.