Giới thiệu về Công văn 38/TCT-CS năm 2018

Công văn 38/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc làm rõ các quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý và tối ưu hóa hoạt động kế toán.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 38/TCT-CS năm 2018

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những vướng mắc phổ biến của doanh nghiệp là việc người mua có bắt buộc phải ký số trên hóa đơn điện tử hay không. Công văn 38/TCT-CS đã làm rõ nội dung này như sau:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hóa đơn biên nhận...) thì người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn.
• Doanh nghiệp bán hàng cần chủ động lập hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế để làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn hướng dẫn chi tiết về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán:

• Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông.
• Hóa đơn giấy chuyển đổi phải phản ánh toàn bộ, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và dấu hợp pháp của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

3. Điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp

Để đảm bảo tính pháp lý, hóa đơn điện tử được khởi tạo và sử dụng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý:

• Hóa đơn phải chứa đựng đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định như: tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin bên bán, thông tin bên mua, tên hàng hóa dịch vụ, thành tiền, thuế suất...
• Hóa đơn phải được ký số bởi người bán bằng chứng thư số hợp pháp và còn hiệu lực tại thời điểm ký.
• Hệ thống khởi tạo hóa đơn của doanh nghiệp phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, không thể bị thay đổi hay can thiệp sau khi đã hoàn tất việc ký số và gửi cho người mua.

Ý nghĩa và tác động của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 38/TCT-CS năm 2018 mang lại sự tháo gỡ kịp thời cho các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển dịch từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Việc đơn giản hóa yêu cầu về chữ ký số của người mua giúp giảm thiểu đáng kể chi phí và thời gian giao dịch, thúc đẩy tiến trình số hóa thủ tục hành chính thuế tại Việt Nam.