Công văn 1194/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong quá trình chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung làm rõ lộ trình thực hiện theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và việc tiếp tục áp dụng các quy định cũ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung chính sách cốt lõi được quy định tại Công văn 1194/TCT-CS năm 2019:

- Quy định áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

• Trong giai đoạn chuyển tiếp từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, việc áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo lộ trình từng bước, đảm bảo không gây gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• Doanh nghiệp chỉ bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế sau khi nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Xử lý hóa đơn giấy đã phát hành và đang sử dụng

• Đối với các loại hóa đơn giấy (bao gồm hóa đơn tự in, đặt in hoặc mua của cơ quan thuế) đã thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018, doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 nếu chưa nhận được thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế.
• Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hết hóa đơn giấy trước ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế địa phương chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin để thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn được phép đặt in, tự in hoặc mua hóa đơn mới để tiếp tục sử dụng theo quy định cũ.

- Nguyên tắc lập và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử

• Việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về giao dịch điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu.
• Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị và nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ thông tin và phần mềm kế toán để sẵn sàng kết nối, truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế khi có yêu cầu chính thức.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp

• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn chi tiết các nội dung của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đến từng người nộp thuế trên địa bàn.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải tiến hành rà soát, phân loại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế để xây dựng kế hoạch, thông báo lộ trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử một cách khoa học, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương và năng lực của doanh nghiệp.