Tóm tắt Công văn 3478/TCT-CS năm 2013 về thẩm quyền ký văn bản giao dịch với cơ quan thuế

Công văn 3478/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và làm rõ các quy định pháp luật liên quan đến thẩm quyền ký duyệt các văn bản, hồ sơ giao dịch của người nộp thuế với cơ quan thuế, đồng thời giải quyết vướng mắc thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.

Quy định pháp luật về người ký văn bản giao dịch với cơ quan thuế

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc ký kết các văn bản, hồ sơ giao dịch gửi đến cơ quan thuế phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Thẩm quyền ký chính thức: Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế là người có thẩm quyền cao nhất và trực tiếp ký trên các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế.
• Thẩm quyền ký thay (KT): Người đại diện theo pháp luật có thể giao cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản, hồ sơ giao dịch thuộc các lĩnh vực, chuyên môn được phân công phụ trách.
• Yêu cầu về mặt pháp lý đối với việc ký thay: Việc giao quyền ký thay cho cấp phó bắt buộc phải được thể hiện rõ ràng bằng văn bản (như quyết định phân công công việc, văn bản ủy quyền) và văn bản này phải được lưu trữ đầy đủ tại doanh nghiệp.

Hướng dẫn xử lý trường hợp cụ thể của Công ty TNHH Sơn Toa Việt Nam

Căn cứ vào các quy định nêu trên, Tổng cục Thuế đã đưa ra ý kiến giải quyết cụ thể đối với trường hợp của Công ty TNHH Sơn Toa Việt Nam:

• Xác định tính hợp pháp của văn bản: Văn bản số 10/2013/TOAV ngày 18/9/2013 của Công ty TNHH Sơn Toa Việt Nam do Giám đốc Tài chính ký là không đúng quy định pháp luật, bởi vì Giám đốc Tài chính không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và không có văn bản ủy quyền hợp pháp theo đúng quy định về giao dịch thuế.
• Biện pháp xử lý: Tổng cục Thuế đề nghị Công ty TNHH Sơn Toa Việt Nam phải nghiêm túc thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về người đại diện ký hồ sơ thuế. Doanh nghiệp có trách nhiệm liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể và điều chỉnh các sai sót phát sinh trong quá trình giao dịch.