Công văn 2710/TCT-CS năm 2019 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến việc thể hiện thông tin của người mua trên hóa đơn, đặc biệt là trong các trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua quá dài, vượt quá số lượng ký tự cho phép của phần mềm hóa đơn.

- Quy định chung về thông tin người mua trên hóa đơn

Theo các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, thông tin trên hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác và thống nhất:

• Tên và địa chỉ của người mua và người bán phải được thể hiện rõ ràng, chính xác theo đúng thông tin đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch và là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thực hiện kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào cũng như tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Hướng dẫn xử lý khi tên hoặc địa chỉ người mua quá dài

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình lập hóa đơn và tránh các sai sót không đáng có do giới hạn kỹ thuật của phần mềm, Tổng cục Thuế đã đưa ra hướng dẫn cụ thể:

• Trường hợp tên hoặc địa chỉ của người mua quá dài, người bán được phép viết tắt một số từ thông dụng nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin định danh cốt lõi như mã số thuế.
• Việc viết tắt phải đảm bảo người đọc vẫn nhận biết được chính xác tên doanh nghiệp và địa chỉ của doanh nghiệp đó, không làm thay đổi bản chất hoặc gây nhầm lẫn sang đối tượng khác.

- Các từ ngữ được phép viết tắt thông dụng trên hóa đơn

Doanh nghiệp có thể áp dụng viết tắt các cụm từ phổ biến sau đây khi lập hóa đơn:

• Các từ chỉ loại hình doanh nghiệp: "Trách nhiệm hữu hạn" viết tắt thành "TNHH"; "Cổ phần" viết tắt thành "CP".
• Các từ chỉ đơn vị trực thuộc: "Chi nhánh" viết tắt thành "CN"; "Ban quản lý" viết tắt thành "BQL".
• Các từ chỉ địa giới hành chính: "Phường" viết tắt thành "P."; "Quận" viết tắt thành "Q."; "Thành phố" viết tắt thành "TP"; "Huyện" viết tắt thành "H."; "Tỉnh" viết tắt thành "T.".
• Các từ chỉ địa danh hoặc khu vực đặc thù: "Khu công nghiệp" viết tắt thành "KCN"; "Khu chế xuất" viết tắt thành "KCX"; "Việt Nam" viết tắt thành "VN".
• Các từ chỉ hoạt động sản xuất kinh doanh: "Sản xuất" viết tắt thành "SX"; "Thương mại" viết tắt thành "TM"; "Dịch vụ" viết tắt thành "DV".

- Điều kiện để hóa đơn viết tắt được chấp nhận là hợp lệ

Mặc dù cho phép viết tắt, cơ quan thuế vẫn yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện sau để hóa đơn được coi là hợp lệ:

• Mã số thuế của người mua phải được ghi chính xác tuyệt đối. Đây là thông tin quan trọng nhất để định danh người nộp thuế trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
• Tên và địa chỉ sau khi viết tắt vẫn phải đảm bảo xác định đúng người mua, phù hợp với đăng ký thuế và các hồ sơ, chứng từ liên quan khác của giao dịch.
• Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa và phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc khác theo quy định của pháp luật về hóa đơn.

- Ý nghĩa thực tiễn của Công văn 2710/TCT-CS đối với doanh nghiệp

Văn bản này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cộng đồng doanh nghiệp trong quá trình vận hành:

• Giúp tháo gỡ khó khăn kỹ thuật khi các phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử bị giới hạn số lượng ký tự nhập vào.
• Giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí hoặc không cho khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn có sai sót nhỏ về mặt câu chữ nhưng không ảnh hưởng đến việc xác định đối tượng nộp thuế.
• Tạo sự thống nhất trong cách xử lý của cơ quan thuế các cấp khi thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế tại doanh nghiệp, tránh việc hạch sách hoặc bắt bẻ không đáng có đối với các lỗi viết tắt thông dụng.