Công văn 2647/TCT-KK năm 2014 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho cơ quan thuế các cấp về việc xử lý hồ sơ khôi phục mã số thuế cho người nộp thuế. Văn bản này giải quyết các vướng mắc phát sinh trong thực tế khi người nộp thuế bị chuyển trạng thái mã số thuế sang "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" nhưng có nhu cầu tiếp tục hoạt động kinh doanh hoặc cần khôi phục để hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Các trường hợp được xem xét khôi phục mã số thuế

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể các trường hợp người nộp thuế được cơ quan thuế xem xét, quyết định khôi phục lại mã số thuế bao gồm:

• Người nộp thuế ở trạng thái "người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (trạng thái 03) nhưng thực tế vẫn đang hoạt động tại địa chỉ cũ hoặc có địa điểm kinh doanh mới và có văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế gửi cơ quan thuế.
• Người nộp thuế bị cơ quan thuế đóng mã số thuế do có sự nhầm lẫn, sai sót từ phía cơ quan thuế trong quá trình rà soát, kiểm tra thực địa tại địa chỉ trụ sở.
• Doanh nghiệp đã bị cơ quan đăng ký kinh doanh thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp dẫn đến việc bị đóng mã số thuế, nhưng sau đó được cơ quan đăng ký kinh doanh hủy bỏ quyết định thu hồi và khôi phục lại tình trạng pháp lý hoạt động của doanh nghiệp.

Hồ sơ và thủ tục đề nghị khôi phục mã số thuế

Để được khôi phục mã số thuế, người nộp thuế và cơ quan thuế phải thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình chặt chẽ nhằm đảm bảo tính pháp lý:

• Nghĩa vụ của người nộp thuế: Người nộp thuế phải nộp Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong văn bản phải giải trình rõ lý do bị đóng mã số thuế, cam kết về địa chỉ hoạt động và trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ các hồ sơ khai thuế còn thiếu, nộp đủ số tiền thuế nợ, tiền phạt và tiền chậm nộp (nếu có) phát sinh trước thời điểm bị đóng mã số thuế.
• Trách nhiệm của cơ quan thuế: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị của người nộp thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm cử công chức thuế xuống kiểm tra thực tế tại địa chỉ trụ sở của người nộp thuế. Quá trình kiểm tra phải lập Biên bản xác minh tình trạng hoạt động của người nộp thuế tại địa chỉ đã đăng ký, có chữ ký xác nhận của đại diện doanh nghiệp và chính quyền địa phương hoặc ban quản lý tòa nhà nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Thời hạn xử lý: Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và có biên bản xác minh thực địa xác nhận người nộp thuế có hoạt động tại địa chỉ, cơ quan thuế sẽ thực hiện cập nhật trạng thái hoạt động của mã số thuế trên Hệ thống thông tin đăng ký thuế toàn quốc.

Xử lý vi phạm hành chính trước khi khôi phục mã số thuế

Một trong những nguyên tắc cốt lõi được quy định tại Công văn 2647/TCT-KK là việc khôi phục mã số thuế phải gắn liền với việc xử lý nghiêm túc các hành vi vi phạm pháp luật về thuế trước đó của người nộp thuế:

• Cơ quan thuế phải thực hiện rà soát toàn bộ các hành vi vi phạm của người nộp thuế như: chậm nộp hồ sơ khai thuế, chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, không đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ trụ sở với cơ quan thuế khi có thay đổi.
• Cơ quan thuế tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính và ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
• Người nộp thuế bắt buộc phải chấp hành xong quyết định xử phạt vi phạm hành chính, nộp đủ số tiền phạt vào Ngân sách Nhà nước thì mới đủ điều kiện để hệ thống ghi nhận khôi phục mã số thuế thành công.

Sự phối hợp giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh

Văn bản cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phối hợp thông tin giữa cơ quan thuế trực tiếp quản lý và cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh:

• Đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin đăng ký thuế của ngành Thuế.
• Tránh tình trạng thông tin về trạng thái hoạt động của doanh nghiệp không nhất quán giữa hai hệ thống, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính khác hoặc giao dịch với các bên thứ ba.