Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện quy định của Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (sau đây gọi là Nghị định số 29/2015/NĐ-CP) về chuyển đổi Phòng công chứng (PCC) thành Văn phòng công chứng (VPCC), thời gian qua một số địa phương đã triển khai thực hiện quy định này và đã chuyển đổi một số PCC thành VPCC. Đồng thời, Bộ Tư pháp cũng nhận được phản ánh về vướng mắc, đề nghị của một số địa phương liên quan đến việc chuyển đổi PCC.

Để thực hiện đúng quy định về chuyển đổi PCC của Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, Bộ Tư pháp đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương như sau:

1. Xác định nguyên tắc chung của việc chuyển đổi PCC

Luật công chứng năm 2014 quy định trong trường hợp không cần thiết duy trì PCC, Sở Tư pháp xây dựng đề án chuyển đổi PCC thành VPCC trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Như vậy, việc chuyển đổi PCC chỉ đặt ra trong trường hợp không cần thiết duy trì PCC đó. Do đó, trước khi đặt vấn đề chuyển đổi PCC, các địa phương cần phải đánh giá đầy đủ, toàn diện về vị trí, vai trò và tình hình tổ chức, hoạt động của PCC tại địa phương mình. Trong trường hợp PCC tại địa phương hoạt động hiệu quả, được người yêu cầu công chứng tín nhiệm, tự bảo đảm chi thường xuyên, có đóng góp đáng kể vào ngân sách Nhà nước… thì thuộc trường hợp cần thiết duy trì và chưa xem xét chuyển đổi.

2. Yêu cầu, điều kiện chuyển đổi PCC

Việc chuyển đổi PCC phải được thực hiện theo lộ trình phù hợp, khi hoạt động công chứng tại địa phương đã được xã hội hóa đầy đủ, các VPCC hoạt động ổn định và đáp ứng nhu cầu công chứng tại địa phương; không chuyển đổi PCC khi chưa chuẩn bị đủ các điều kiện cần thiết; việc chuyển đổi PCC phải được thực hiện công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan, theo đúng quy định của Luật công chứng, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, đồng thời bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước và công chứng viên, viên chức, người lao động làm việc tại PCC được chuyển đổi.

Đối với những trường hợp chuyển đổi PCC mà chưa nhận được sự đồng thuận cao của công chứng viên, viên chức, người lao động đang làm việc tại PCC, quá trình thảo luận cũng cho thấy còn nhiều vướng mắc thì Sở Tư pháp cần phối hợp với các Sở, ngành có liên quan nghiên cứu tổng thể, toàn diện vấn đề chuyển đổi PCC trước khi xây dựng Đề án chuyển đổi, bảo đảm việc chuyển đổi phù hợp với quy định của Luật công chứng, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, các văn bản pháp luật có liên quan và tình hình thực tế của địa phương, thực hiện đúng các mục tiêu, yêu cầu và nguyên tắc chuyển đổi PCC. Trong trường hợp chưa đủ điều kiện chuyển đổi theo quy định và chưa có phương án giải quyết thấu đáo các vấn đề có liên quan thì chưa thực hiện việc chuyển đổi PCC; nếu thuộc trường hợp và đủ điều kiện thì thực hiện chuyển đổi một cách bài bản, tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh tình trạng áp đặt, chủ quan để xảy ra khiếu nại, tố cáo trong và sau khi chuyển đổi PCC.

3. Trong thời gian tới, Bộ Tư pháp sẽ tiếp tục nắm thêm thông tin về tình hình tổ chức, hoạt động của các PCC tại các địa phương để có hướng dẫn cụ thể đối với việc chuyển đổi PCC. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc liên quan đến chuyển đổi PCC, đề nghị các địa phương phản ánh, báo cáo về Bộ Tư pháp để được hướng dẫn kịp thời.

Trên đây là ý kiến của Bộ Tư pháp về việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nghiên cứu, thực hiện theo thẩm quyền và tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo thực hiện.