Giới thiệu về Công văn 2289/TCT-CS năm 2013

Công văn 2289/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình quản lý, sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Văn bản tập trung hướng dẫn chi tiết về việc xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và các chế tài xử phạt vi phạm hành chính liên quan.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 2289/TCT-CS

1. Thủ tục xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 (hóa đơn đầu vào)

Khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã lập, để có cơ sở kê khai thuế và hạch toán chi phí, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Biên bản phải thể hiện rõ thông tin hóa đơn liên 1 đã được người bán khai, nộp thuế vào tháng nào; có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn bị mất, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao chụp này để giao cho người mua.
• Sử dụng bản sao hợp lệ: Người mua được phép sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai, khấu trừ thuế.

2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ đối với hóa đơn bị mất

Để được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện:

• Có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật và hợp pháp (hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).
• Có biên bản mất hóa đơn và bản sao chụp liên 1 có xác nhận, đóng dấu của bên bán theo đúng quy định.
• Doanh nghiệp đã thực hiện việc khai báo mất hóa đơn với cơ quan thuế và chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính (nếu có).

3. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính hành vi làm mất hóa đơn

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về hóa đơn:

• Đối với bên bán: Nếu làm mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, trừ các trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn theo quy định của pháp luật.
• Đối với bên mua: Hành vi làm mất hóa đơn liên 2 đã lập để hạch toán kế toán, kê khai thuế cũng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất hóa đơn của người mua.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý và báo cáo hóa đơn

Tổng cục Thuế yêu cầu các doanh nghiệp phải nâng cao trách nhiệm trong việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ đúng thời hạn quy định để tránh các sai sót dẫn đến bị xử phạt hành chính.