Tóm tắt Công văn 2246/CT-TTHT năm 2019 về trích lập quỹ dự phòng nợ do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành. Văn bản này đưa ra những hướng dẫn quan trọng về điều kiện, nguyên tắc và hồ sơ pháp lý cần thiết để doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, làm cơ sở tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Theo hướng dẫn, để các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp phải chứng minh được khoản nợ đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tác còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn thương mại, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng, hoặc các chứng từ kế toán hợp pháp khác phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phải có biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm. Trong trường hợp không có biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp phải có văn bản đề nghị thanh toán nợ gửi cho khách hàng (có xác nhận của bưu điện hoặc đơn vị chuyển phát về việc đã gửi thư thành công).
• Khoản nợ phải có đủ căn cứ xác định là nợ khó đòi theo quy định pháp luật hiện hành về quản lý tài chính.

- Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn

Công văn hướng dẫn cụ thể tỷ lệ trích lập dự phòng dựa trên thời gian quá hạn của các khoản nợ phải thu khó đòi như sau:

• Trích lập 30% giá trị: Áp dụng đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 06 tháng đến dưới 01 năm.
• Trích lập 50% giá trị: Áp dụng đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 01 năm đến dưới 02 năm.
• Trích lập 70% giá trị: Áp dụng đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 02 năm đến dưới 03 năm.
• Trích lập 100% giá trị: Áp dụng đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 03 năm trở lên.

- Trích lập dự phòng đối với các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng khó thu hồi

Doanh nghiệp được phép trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nếu có bằng chứng chắc chắn rằng tổ chức kinh tế hoặc cá nhân nợ không có khả năng thanh toán. Các trường hợp cụ thể bao gồm:

• Tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể, hoặc đã ngừng hoạt động, bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh.
• Cá nhân nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã tử vong, mất tích.

- Nguyên tắc xử lý tài chính và yêu cầu về hồ sơ chứng minh

Để đảm bảo tính hợp pháp của khoản dự phòng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải được thực hiện tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
• Trường hợp khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi sau khi trích lập lớn hơn số dư khoản dự phòng đã lập ở báo cáo năm trước, doanh nghiệp thực hiện trích lập bổ sung phần chênh lệch vào chi phí. Ngược lại, nếu thấp hơn, doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải lập hội đồng xử lý nợ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh đối với từng khoản nợ khó đòi được trích lập dự phòng để xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.