TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 12199-2:2018

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata standard - Part 2: Procedures

Lời nói đầu

TCVN 12199-2:2018 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn ISO 23081- 1:2006 và ISO 23081-2:2009.

TCVN 12199-2:2018 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199 gồm 02 phần:

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ.

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 2: Các quy trình quản lý.

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata Standard - Part 2: Procedures

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn kỹ thuật này quy định các dữ liệu đặc tả trong quy trình lưu trữ hồ sơ Tiêu chuẩn này quy định về dữ liệu đặc tả cho các chức năng nghiệp vụ trong quy trình quản lý.

Tiêu chuẩn kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các hồ sơ không phụ thuộc vào định dạng.

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm cả hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử của các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung.

ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Phần tử dữ liệu và dạng thức trao đổi - Trao đổi thông tin - Biểu diễn thời gian).

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này dụng các thuật ngữ, định nghĩa sau đây.

3.1

Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp, số hóa lại hồ sơ và/hoặc các quy trình quản lý hồ sơ.

3.2

Tổ chức (organization)

Người hoặc nhóm người có chức năng cụ thể và được quy định riêng gắn liền với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để đạt được các mục tiêu của mình.

3.3

Hồ sơ dữ liệu (records)

Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hồ sơ được dùng thay thế cho thuật ngữ hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3.4

Lập tài liệu (document) (động từ)

Ghi lại, chứng minh hoặc ghi chú lại để truy lục lại sau đó.

3.5

Hệ thống (Systems)

Tập hợp các yếu tố có liên quan lẫn nhau hay tương tác.

[Biên tập theo TCVN ISO 9000:2007 (ISO 9000:2007) “Tập hợp các yếu tố có liên quan lẫn nhau hay tương tác”.]

3.6

Hệ thống hồ sơ dữ liệu (records systems)