a) Chi tiền lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ.

b) Các khoản chi hoạt động thường xuyên: Thanh toán dịch vụ công cộng; vật tư văn phòng; thông tin, tuyên truyền liên lạc; công tác phí nội địa và nước ngoài; thuê người địa phương theo hợp đồng và theo vụ việc; sửa chữa thường xuyên tài sản cố định; mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, cho công tác lễ tân; chi tặng phẩm, tiếp tân thường xuyên; chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn từng ngành; chi vệ sinh phòng dịch; tiền nước uống; các khoản chi hoạt động thường xuyên khác (nếu có).

c) Các khoản chi đặc thù khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đại diện theo Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.

1.2. Căn cứ phân bổ dự toán kinh phí thực hiện chế độ tự chủ:

a) Căn cứ tổng mức dự toán kinh phí được cấp có thẩm quyền giao, sau khi trừ đi các khoản kinh phí không giao thực hiện chế độ tự chủ quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư này, cơ quan chủ quản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài xây dựng định mức phân bổ dự toán kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ áp dụng cho từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài làm căn cứ phân bổ kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ.

b) Định mức phân bổ dự toán kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ được xây dựng căn cứ vào các tiêu chí: Tham khảo số thực chi của 3 năm liên tục liền kề; trong đó số thực chi của năm hiện hành là cơ sở chủ yếu để tính định mức phân bổ của năm kế hoạch nhưng có tính đến tình hình thực tế và yếu tố đặc thù của từng địa bàn trong năm kế hoạch.

Định mức phân bổ này được điều chỉnh hàng năm để phù hợp với tình hình thực tế và yếu tố đặc thù của từng địa bàn.

1.3. Quản lý, sử dụng kinh phí được giao để thực hiện chế độ tự chủ:

Trong phạm vi dự toán kinh phí được giao thực hiện chế độ tự chủ, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có quyền hạn và trách nhiệm:

a) Chủ động bố trí, sử dụng kinh phí theo các nội dung, yêu cầu công việc được giao cho phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, bảo đảm tiết kiệm và có hiệu quả.

b) Được quyết định mức chi cho từng nội dung công việc phù hợp với đặc thù của cơ quan nhưng không vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

c) Đối với các khoản chi không có định mức, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính được giao và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Việc quyết định các mức chi được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ sau khi đã lấy ý kiến của cán bộ, công chức. Việc quản lý, giám sát chi tiêu được công khai đến toàn thể cán bộ, công chức theo Quy chế đã ban hành.

Quy chế chi tiêu nội bộ của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài sau khi ban hành phải được báo cáo về cơ quan chủ quản cấp trên để theo dõi, giám sát. Trường hợp quy chế chi tiêu nội bộ xây dựng vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành thì cơ quan chủ quản cấp trên có trách nhiệm yêu cầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài điều chỉnh lại cho phù hợp.

a) Các khoản chi theo chế độ, định mức và quy định hiện hành của nhà nước, gồm:

Sinh hoạt phí cho cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân; các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội; trang phục nhiệm kỳ và đồ dùng cá nhân cho cán bộ, công chức và phu nhân/phu quân; vé máy bay, tàu xe và cước phí hành lý khi hết nhiệm kỳ về nước; tiền mua bảo hiểm khám, chữa bệnh cho cán bộ, công chức và phu nhân/phu quân; mua sắm phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.

b) Các khoản chi theo thực tế phát sinh, gồm:

Thuê trụ sở làm việc và nhà ở; sửa chữa lớn trụ sở, nhà ở và tài sản theo dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao.

2.2. Quản lý, sử dụng kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ:

Việc quản lý và sử dụng kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ được thực hiện theo đúng nội dung công việc đã được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ và giao kinh phí; theo đúng tiêu chuẩn, chế độ định mức chi quy định hiện hành.

a) Cán bộ, công chức công tác nhiệm kỳ phải làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ được bố trí nghỉ bù; trường hợp không thể bố trí nghỉ bù được thì Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài duyệt hưởng tiền lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ theo quy định tại Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 5/1/2005 của liên tịch Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính, cụ thể như sau:

Thời gian làm việc ban đêm, làm thêm giờ khống chế theo quy định của Luật Lao động là không quá 4 giờ/người/ngày, 20 giờ/người/tháng và 200 giờ/người/năm.

b) Chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền phụ cấp làm thêm giờ gồm: Giấy báo làm thêm giờ được Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài đồng ý; bảng kê khai thời gian, nội dung công việc làm thêm của cá nhân được Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam xác nhận.

1.2. Chế độ công tác phí:

Căn cứ vào nhiệm vụ đi công tác nội địa hoặc đi công tác nước ngoài do cấp có thẩm quyền quyết định. Tiền công tác phí được quy định như sau:

1.2.1. Trường hợp cán bộ, công chức được cử đi công tác trong phạm vi nước sở tại:

Việc cử cán bộ, công chức đi công tác nội địa phải được Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có quyết định bằng văn bản hoặc có xác nhận của Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài về việc đồng ý cử đi công tác. Các khoản thanh toán công tác phí gồm:

1.2.1.1. Tiền phương tiện đi lại:

Tiền phương tiện đi công tác được thanh toán theo giá ghi trên vé, hoá đơn thu tiền hoặc biên nhận của chủ phương tiện. Trường hợp đi bằng máy bay thì được thanh toán theo mức giá hạng phổ thông (economy) trừ các trường hợp dưới đây:

a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hưởng lương chức danh Thứ trưởng, tương đương Thứ trưởng hoặc có hệ số phụ cấp lãnh đạo từ 1,3 trở lên, được thanh toán vé máy bay hạng thương gia (Business) khi đi công tác tại nội địa; đi, về Việt Nam công tác hoặc sang nước kiêm nhiệm.

b) Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không thuộc đối tượng chức danh tại điểm a nêu trên, chỉ được thanh toán vé máy bay hạng thương gia (Business) trong trường hợp đi công tác đối ngoại cùng quan chức nước sở tại hoặc do Đoàn ngoại giao các tổ chức quốc tế tổ chức.

c) Trường hợp phu nhân/phu quân đi cùng chuyến bay với Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thuộc diện được thanh toán vé máy bay hạng thương gia (Business), cũng được hưởng tiêu chuẩn vé máy bay và các phương tiện khác quy định đối với Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

1.2.1.2. Tiền thuê khách sạn (tiền ở) được thanh toán theo thực chi với mức thuê phòng có loại giá trung bình tại địa phương đến công tác.

Trường hợp cán bộ, công chức của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được cử đi công tác cùng Đoàn Ngoại giao, Bộ, ngành nước sở tại, Đoàn cấp cao của Việt Nam, thì được phép thuê phòng nghỉ loại trung bình cùng khách sạn với Đoàn công tác.

1.2.1.3. Phụ cấp công tác được tính như sau:

1.2.2. Đi công tác ở nước khác:

Cán bộ, công chức của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được cử đi công tác ở nước khác (ngoài nước thường trú), thì phải do Thủ trưởng cơ quan chủ quản ra quyết định bằng văn bản. Trong trường hợp khẩn cấp, yêu cầu phải đi nước kiêm nhiệm để xử lý những vụ việc đòi hỏi tính thời gian gấp (nhất là các việc về bảo hộ lãnh sự, bảo hộ công dân,…), Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được quyết định cử cán bộ, công chức đi công tác gấp; chịu trách nhiệm trước quyết định đó, đồng thời điện báo ngay cho cơ quan chủ quản tình hình vụ việc.

Công tác phí ở nước ngoài hoặc các vùng lãnh thổ được thanh toán theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm kinh phí.

1.2.3. Trường hợp về Việt Nam công tác thì được thanh toán theo chế độ công tác phí như sau:

a) Cán bộ, công chức của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài về Việt Nam công tác trong thời gian 30 ngày liên tục (kể từ ngày rời nước sở tại đến ngày rời Việt Nam) thì được hưởng nguyên mức sinh hoạt phí tại nước đang công tác.

b) Trường hợp về Việt Nam công tác trên 30 ngày thì kể từ ngày thứ 31 trở đi, cán bộ, công chức không được hưởng sinh hoạt phí ngoài nước, mà hưởng mức lương trong nước những ngày vượt quy định.

c) Trong thời gian công tác tại Việt Nam, nếu cán bộ, công chức đi công tác xa trụ sở làm việc thì được thanh toán công tác phí trong nước theo chế độ công tác phí hiện hành quy định đối với cán bộ, công chức đi công tác trong nước.

Việc thanh toán công tác phí tại Việt Nam do Cơ quan Việt Nam chi trả bằng ngoại tệ trên cơ sở quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán của Bộ Tài chính tại thời điểm công tác ở Việt Nam.

1.2.4. Chứng từ thanh toán gồm: Quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền, cuống vé hoặc bản phôtôcopy vé máy bay, vé tàu hoặc phương tiện khác kèm theo hoá đơn thu tiền hợp pháp (hoặc hoá đơn vé điện tử), hoá đơn khách sạn, thông báo tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm đi công tác.

1.3. Về mua sắm, sử dụng văn phòng phẩm:

a) Hàng quý, các bộ phận công tác phải lập kế hoạch sử dụng văn phòng phẩm để cơ quan mua và cấp phát cho cán bộ, công chức sử dụng trong phạm vi hạn mức kinh phí được giao hàng năm cho Cơ quan Việt Nam.

b) Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có thể xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm làm cơ sở quản lý sử dụng tiết kiệm, nhưng việc thanh toán cần bảo đảm đủ chứng từ theo quy định.

1.4. Về tiếp khách, chiêu đãi, đóng góp cho tổ chức ngoại giao đoàn, tặng phẩm:

Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài căn cứ tình hình thực tế từng địa bàn quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ về chế độ tiếp khách (đối tượng, mức chi), chế độ chiêu đãi, chế độ tặng phẩm cho phù hợp với thông lệ của nước sở tại làm căn cứ cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thực hiện, theo các nguyên tắc quy định như sau:

a) Chi tiếp khách:

Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài khi tiếp khách đến làm việc chỉ được dùng nước khoáng, chè, cà phê để tiếp; trường hợp cần thiết phải mời cơm khách đến làm việc liên quan đến công việc nghiệp vụ chuyên môn của từng lĩnh vực thì do Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quyết định và trong phạm vi nguồn kinh phí của Cơ quan.

b) Chi chiêu đãi:

Việc chiêu đãi cần được thực hiện tiết kiệm, chỉ thực hiện chiêu đãi trong các dịp kỷ niệm ngày lễ như: Quốc khánh, ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam, ngày kỷ niệm thành lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước. Mức chi chiêu đãi thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ đã quy định và trong phạm vi nguồn kinh phí của Cơ quan.

c) Tặng phẩm làm công tác đối ngoại: Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài căn cứ quy định chế độ chi tặng phẩm tại quy chế chi tiêu nội bộ để quyết định mức chi, số lượng tặng phẩm cho phù hợp với tình hình thực tế, thông lệ của sở tại và trong phạm vi hạn mức kinh phí được giao.

d) Đóng góp cho tổ chức ngoại giao đoàn: Việc đóng góp nghĩa vụ cho tổ chức ngoại giao đoàn tại nước sở tại được thanh toán theo thông báo của tổ chức ngoại giao đoàn.

1.5. Về mua sắm trang bị, quản lý và sử dụng tài sản dùng cho công tác chuyên môn và sinh hoạt:

Việc quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 23/2010/NĐ-CP ngày 12/03/2010 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

Một số quy định cụ thể như sau:

a) Trang bị, đồ dùng phục vụ tiếp tân thường xuyên: Do Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quyết định và được bảo quản, sử dụng riêng.

b) Cán bộ, công chức của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được trang bị trang thiết bị làm việc và sinh hoạt theo định mức do cơ quan chủ quản quy định.

Đối với trường hợp nhà thuê đã được lắp đặt trang thiết bị thì chỉ được mua bổ sung những trang thiết bị còn thiếu trong phạm vi chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định.

Khi hết nhiệm kỳ công tác cán bộ, công chức phải có trách nhiệm bàn giao cho Cơ quan toàn bộ tài sản công đã được giao sử dụng; nghiêm cấm sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc vào việc riêng.

c) Việc thanh lý tài sản trụ sở, cơ sở hoạt động sự nghiệp, nhà ở và các tài sản gắn liền với đất thuộc quyền sở hữu của Nhà nước Việt Nam: Thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 23/2010/NĐ-CP ngày 12/03/2010 của Chính phủ.

1.6. Tiền công thuê người lao động ở nước ngoài:

Tuỳ từng trường hợp cụ thể, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quyết định thuê người lao động ở nước sở tại sau khi được cơ quan chủ quản cho phép bằng văn bản. Tiền công trả cho lao động thuê được quy định trong hợp đồng ký giữa Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài với người lao động phù hợp với mặt bằng giá cả của nước sở tại và trong phạm vi dự toán kinh phí Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được phân bổ.

Khi mặt bằng giá cả của nước sở tại thay đổi, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam quyết định việc tăng/giảm tiền công trả cho người lao động đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, hợp lý, phù hợp với giá cả tại nơi thuê.

1.7. Quy định một số chế độ khác:

a) Trong thời gian công tác nhiệm kỳ tại các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, cán bộ, công chức và phu nhân/phu quân của các cán bộ, công chức quy định tại Nghị định số 157/2005/NĐ-CP ngày 23/12/2005 của Chính phủ và Nghị định số 131/2007/NĐ-CP ngày 6/8/2007 của Chính phủ, được Nhà nước thanh toán tiền nhà ở, tiền điện, tiền nước, tiền thuê bao cáp truyền hình, tiền thuê bao điện thoại, thuê bao internet, tiền chất đốt.

Đối với những khoản chi này, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài căn cứ vào tình hình thực tế của địa bàn, căn cứ định mức phân bổ dự toán do cơ quan chủ quản quy định để quy định cụ thể định mức sử dụng làm căn cứ kiểm soát chi tiêu và thực hành tiết kiệm chống lãng phí.

b) Đối với một số tài liệu, hoặc hàng hoá của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài không thể gửi theo dạng hàng hoá ký gửi mà do cán bộ, công chức đi công tác mang theo giúp thì được Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thanh toán theo giá cước của hàng quá cân, xách tay theo giấy báo giá cước của hãng vận chuyển, kèm theo xác nhận số hàng hoá đã nhận hoặc đã gửi của Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.

c) Nhà khách và bếp ăn tập thể:

- Ở những nơi có điều kiện tổ chức bếp ăn tập thể thì Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có quy định cụ thể về hoạt động này trên nguyên tắc lấy thu bù chi, ngân sách không hỗ trợ hoặc điều tiết thu của dịch vụ này.

- Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài nào có thể dành diện tích nhà, trụ sở của mình để làm nhà khách, phòng trọ vãng lai thì Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quy định mức thu tiền dịch vụ nhà khách, phòng trợ. Ngân sách Nhà nước không hỗ trợ chi cho dịch vụ này (bao gồm cả các khoản chi cho việc sửa chữa hoặc mua sắm tài sản trang bị cho nhà khách, phòng trọ). Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài nộp ngân sách Nhà nước một phần số thu của dịch vụ này theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này.

d) Khoán tiền đi lại từ nơi ở đến trụ sở làm việc:

Trường hợp Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài không tổ chức được xe ô tô phục vụ công tác cho các cán bộ, công chức và nhân viên tại cơ quan đại diện nước ngoài mà theo tính chất công việc và điều kiện cụ thể được bố trí xe ô tô phục vụ công tác theo quy định của Thủ trưởng cơ quan thì cán bộ, công chức, nhân viên được khoán kinh phí đi lại theo mức giá vé tháng của phương tiện công cộng tại địa bàn đó. Chi phí khoán phải thấp hơn chi phí sử dụng xe ô tô phục vụ công tác.

a) Sinh hoạt phí (SHP):

- Sinh hoạt phí của cán bộ, công chức: Được trả theo ngày thực tế có mặt ở nước sở tại phù hợp với thời gian ghi trong quyết định cử đi công tác tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (trừ trường hợp về Việt Nam công tác quy định tại điểm 1.2.3 khoản 1 Điều 6 Thông tư này).

- Sinh hoạt phí của phu nhân/phu quân: Được trả theo ngày thực tế có mặt ở nước sở tại căn cứ vào ngày nhập, xuất cảnh trong hộ chiếu để thanh toán.

Sinh hoạt phí được tính như sau:

+ Sinh hoạt phí hàng tháng = SHP tối thiểu x chỉ số SHP của cá nhân.

+ Sinh hoạt phí dưới 1 tháng:

b) Việc chi trả sinh hoạt phí được thực hiện trên cơ sở:

Bảng sinh hoạt phí theo mẫu CD2a ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Trường hợp chi sinh hoạt phí bằng tiền địa phương thì quy đổi từ mức sinh hoạt phí bằng đô la Mỹ (USD) ra tiền địa phương theo tỷ giá do ngân hàng nước sở tại thông báo tại thời điểm chi sinh hoạt phí (đính kèm tỷ giá của ngân hàng sở tại).

Trường hợp do đổi tiền tỷ lệ mất giá bình quân trong năm cao hơn 8% so với tỷ giá hạch toán ngoại tệ tháng 01 của năm trước do Bộ Tài chính công bố thì được xem xét cấp bù sinh hoạt phí. Sau khi có quyết toán năm, căn cứ tỷ lệ mất giá quy định nêu trên các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài tính toán và gửi báo cáo về Bộ chủ quản để thẩm tra. Cơ quan chủ quản chịu trách nhiệm kiểm tra xác định Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trong diện được cấp bù sinh hoạt phí, số tiền hỗ trợ của từng cơ quan chi tiết theo danh sách từng cán bộ, công chức, sau đó thông báo cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài biết và thực hiện chi trả tiền bù sinh hoạt phí do chênh lệch tỷ giá.

Kinh phí bù sinh hoạt phí do chênh lệch tỷ giá được sử dụng trong phạm vi dự toán ngân sách hàng năm đã được giao của Cơ quan chủ quản.

2.2. Chế độ phụ cấp, trợ cấp:

a) Phụ cấp kiêm nhiệm địa bàn:

Đại sứ, Trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được cấp có thẩm quyền của Đảng và Nhà nước quyết định giao nhiệm vụ công tác tại các nước khác hoặc tổ chức quốc tế ở nước khác được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm địa bàn với mức: kiêm nhiệm từ 1 đến 2 nước hoặc tổ chức quốc tế ở nước khác được hưởng 10% mức sinh hoạt phí tối thiểu tại địa bàn thường trú theo quyết định của cơ quan chủ quản; kiêm nhiệm từ 3 nước hoặc tổ chức quốc tế ở nước khác trở lên được hưởng 15% mức sinh hoạt phí tối thiểu tại địa bàn thường trú theo quyết định của cơ quan chủ quản.

b) Phụ cấp kiêm nhiệm công tác:

Cơ quan Việt Nam nếu không được bố trí đủ số cán bộ, công chức theo biên chế được duyệt của Bộ Nội vụ, thì cán bộ, công chức do cơ quan chủ quản quyết định giao kiêm nhiệm công tác được hưởng phụ cấp 15% mức sinh hoạt phí tối thiểu.

c) Trợ cấp địa bàn có chiến tranh, dịch bệnh:

Cán bộ, công chức công tác nhiệm kỳ ở các địa bàn có chiến tranh, dịch bệnh nghiêm trọng đe dọa tính mạng được hưởng trợ cấp 30% mức sinh hoạt phí tối thiểu áp dụng cho địa bàn đó.

Trường hợp cán bộ, công chức đi công tác tại nước kiêm nhiệm mà tại thời điểm đó nước này đang có chiến tranh hoặc dịch bệnh nghiêm trọng đe doạ tính mạng, thì cũng được hưởng trợ cấp 30% mức sinh hoạt phí tối thiểu trong thời gian đi công tác theo quy định nêu trên.

Căn cứ báo cáo của Thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và xét tình hình thực tế tại chỗ, Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ xem xét, quyết định địa bàn và thời gian được hưởng hoặc thôi không được hưởng khoản trợ cấp này.

d) Phụ cấp phụ nữ:

Nữ cán bộ, công chức, phu nhân được phụ cấp hàng tháng 5% mức sinh hoạt phí tối thiểu tại nước công tác.

2.3. Tiền vé máy bay, hoặc phương tiện khác, cước hành lý đi công tác nhiệm kỳ:

a) Cán bộ, công chức và phu nhân/phu quân của cán bộ, công chức khi rời Việt Nam đến địa bàn công tác và khi kết thúc nhiệm kỳ được hưởng tiêu chuẩn vé máy bay hạng phổ thông (economy) với đường bay trực tiếp ngắn nhất. Nếu đi bằng phương tiện khác thì được thanh toán theo giá vé của phương tiện.

b) Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được hưởng tiêu chuẩn vé máy bay hạng thương gia (Business) với đường bay trực tiếp ngắn nhất, nếu đi bằng phương tiện khác thì được hưởng tiêu chuẩn vé hạng nhất khi: Đến địa bàn lần đầu tiên và khi kết thúc nhiệm kỳ về nước; đi trình quốc thư và chào kết thúc nhiệm kỳ ở những nước kiêm nhiệm.

Trường hợp phu nhân/phu quân đi cùng chuyến với Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng được hưởng tiêu chuẩn vé máy bay và các phương tiện khác như tiêu chuẩn quy định đối với Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

c) Cước hành lý được tính 50 kg/lượt đi và 50 kg/lượt về/một nhiệm kỳ (ngoài khối lượng hành lý được mang miễn phí theo quy định của hãng hàng không) thanh toán khoán trên cơ sở giá cước của hãng hàng không, cùng chuyến bay của cán bộ, công chức.

Trường hợp đi bằng các phương tiện khác thì thanh toán theo mức 100 kg/lượt đi và 100 kg/lượt về/một người/một nhiệm kỳ theo giá cước của phương tiện đó.

Trường hợp cán bộ, công chức và phu nhân/phu quân thay đổi địa bàn công tác theo quyết định của cấp có thẩm quyền được thanh toán vé máy bay và cước hành lý theo tiêu chuẩn quy định như trên.

d) Nguồn kinh phí thanh toán tiền vé máy bay, vé tầu, xe, cước hành lý quy định như sau:

- Khi rời Việt Nam đến địa bàn công tác được thanh toán trong nước trong dự toán đoàn ra của cơ quan chủ quản.

- Khi kết thúc nhiệm kỳ về nước được thanh toán trong dự toán được giao của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.

đ) Chứng từ thanh toán: Là hóa đơn hoặc chứng từ thu tiền hợp pháp hoặc giấy báo giá cước của hãng hàng không kèm theo bản chụp vé máy bay, vé hoặc cuống vé của các phương tiện khác; trường hợp mua vé điện tử thì kèm theo chứng từ điện tử thanh toán tiền mua vé.

2.4. Thanh toán tiền lưu trú trong thời gian chờ máy bay khi đi nhận công tác nhiệm kỳ và khi về nước hết nhiệm kỳ: Nếu bắt buộc phải lưu trú thì được thanh toán tiền phụ cấp lưu trú nhưng không quá 4 ngày theo mức sinh hoạt phí của địa bàn quá cảnh theo mức quy định tại tiết a điểm 2.1 khoản 2 Điều 6 Thông tư này.

Việc thanh toán tiền lưu trú khi đi và về do Cơ quan Việt Nam nơi cán bộ, công chức công tác nhiệm kỳ thanh toán.

2.5. Trang phục và những đồ dùng cá nhân khác cho cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân trong nhiệm kỳ công tác:

Cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân được phụ cấp một khoản tiền để mua sắm trang phục, chăn màn, gối, ga và một số đồ dùng thiết yếu khác cho cá nhân trong nhiệm kỳ công tác và được khoán gọn cho cả nhiệm kỳ, cụ thể:

a) Mức 1.500 USD/người/một nhiệm kỳ đối với Trưởng Cơ quan Việt Nam và phu nhân/phu quân đi công tác nhiệm kỳ của Trưởng Cơ quan Việt Nam.

b) Mức 1.300 USD/người/một nhiệm kỳ đối với cán bộ, công chức có chức danh từ Tham tán đến công sứ và cán bộ, công chức có chỉ số sinh hoạt phí tương đương với chỉ số sinh hoạt phí của Tham tán (196%) trở lên; phu nhân/phu quân của các cán bộ, công chức trên đi công tác nhiệm kỳ cùng cán bộ, công chức.

c) Mức 1.100 USD/người một nhiệm kỳ đối với cán bộ, công chức không thuộc đối tượng tại tiết a,b,d điểm 2.5 khoản 2 Điều 6 Thông tư này.

d) Mức 900 USD/người/một nhiệm kỳ đối với phu nhân/phu quân của cán bộ, công chức có chức danh từ Bí thư thứ nhất đến Bí thư thứ ba hoặc cán bộ, công chức hưởng chỉ số sinh hoạt phí tương đương với chỉ số sinh hoạt phí của cán bộ công chức có chức danh từ Bí thư thứ nhất đến Bí thư thứ 3 đi công tác nhiệm kỳ cùng cán bộ, công chức.

Trường hợp cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân đi công tác đã nhận khoản phụ cấp nêu trên, nhưng vì lý do chủ quan không ở cả nhiệm kỳ công tác ở nước ngoài thì sẽ phải hoàn trả lại một phần kinh phí cho cơ quan theo tỷ lệ thời gian, theo công thức sau:

Trường hợp kéo dài nhiệm kỳ công tác trên 6 tháng theo quyết định hoặc điện thông báo của cơ quan chủ quản sẽ được hưởng thêm mức phụ cấp trang phục tính theo tỷ lệ thời gian kéo dài theo. Công thức tính như sau:

2.6. Thanh toán tiền bảo hiểm khám, chữa bệnh:

a) Căn cứ vào quyết định cử đi công tác nhiệm kỳ, ngân sách nhà nước hỗ trợ mức 400 USD/người/năm để mua bảo hiểm khám chữa bệnh cho cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân. Với mức phí bảo hiểm này phải đảm bảo mua bảo hiểm khám chữa bệnh có mức trách nhiệm bảo hiểm theo qui tắc bảo hiểm của Bảo hiểm Việt Nam.

Trường hợp cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân mua bảo hiểm với mức phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ của ngân sách nhà nước thì cá nhân tự chịu phần phí bảo hiểm chênh lệch đó.

Nếu cán bộ, công chức, phu nhân/phu quân không mua bảo hiểm khám chữa bệnh theo quy định tại Thông tư này thì ngân sách nhà nước không chi trả chi phí khám, chữa bệnh cho cá nhân đó.

b) Đối với những trường hợp cấp cứu cần phải xử lý ngay hoặc điều trị các bệnh hiểm nghèo mà tổ chức nhận bảo hiểm chỉ thanh toán một phần chi phí khám chữa bệnh theo hợp đồng bảo hiểm, phần còn lại cá nhân phải thanh toán.

Việc thanh toán căn cứ hóa đơn thu tiền hợp pháp của tổ chức bảo hiểm và cơ sở khám chữa bệnh.

2.7. Mua sắm phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài:

Việc trang bị phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải theo tiêu chuẩn, định mức, mức giá được quy định tại Quyết định số 30/2010/QĐ-TTg ngày 15/3/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại phục vụ công tác của cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.

Nguồn kinh phí trang bị phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài do ngân sách Nhà nước bảo đảm và được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.

Khi mua xe mới phải có hợp đồng mua bán xe ô tô ký giữa thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước hoặc người được uỷ quyền với đại diện bên bán xe. Trường hợp nước sở tại không có quy định về hợp đồng mua bán phương tiện đi lại thì phải có chứng từ mua bán hợp pháp. Tất cả các xe công khi sử dụng đều phải mua bảo hiểm phương tiện.

2.8. Thuê trụ sở và nhà ở:

a) Đối với các địa bàn có trụ sở và nhà ở thuộc sở hữu của ta hoặc nhà hỗ tương, căn cứ quy định của cấp có thẩm quyền về tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng trụ sở làm việc, nhà ở của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, căn cứ vào tình hình thực tế tại từng địa bàn, thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài sắp xếp diện tích làm việc, tiếp khách, nhà ở cho các bộ phận công tác, các thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài đảm bảo tính tôn nghiêm, khang trang, phù hợp với mục đích sử dụng.

Đối với nhà thuộc sở hữu của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thì các tài sản, các công trình xây dựng trên đất phải được mua bảo hiểm theo quy định của nước sở tại.

b) Trường hợp phải đi thuê trụ sở và nhà ở thực hiện như sau:

- Việc thuê trụ sở và nhà ở cho CBCC được căn cứ theo tiêu chuẩn, định mức sử dụng diện tích làm việc, nhà ở theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; căn cứ vào mặt bằng giá cả và quy định về định mức diện tích nhà ở của nước sở tại và khả năng nguồn ngân sách được cấp; cơ quan chủ quản phân bổ kinh phí để Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thuê nhà đảm bảo tính tôn nghiêm, khang trang và phù hợp với mục đích sử dụng. Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng thuê nhà và luật pháp của sở tại.

- Khi có nhu cầu thuê mới, đổi nhà thuê hoặc gia hạn hợp đồng thuê, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải báo cáo về cơ quan chủ quản để xin phép. Khi được cơ quan chủ quản đồng ý thì mới tìm thuê nhà và báo cáo cơ quan chủ quản dự thảo hợp đồng thuê nhà trước khi ký chính thức. Hợp đồng thuê nhà phải được xác nhận về mặt pháp lý của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của nước sở tại, trường hợp nước sở tại không quy định thì Người đứng đầu cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quyết định việc lấy xác nhận pháp lý của nước sở tại đối với hợp đồng thuê nhà.

Trường hợp gia hạn hợp đồng thuê hoặc đổi nhà thuê với giá thuê mới tăng so với giá thuê cũ không quá 10% thì Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được quyết định và thông báo cho cơ quan chủ quản sau khi ký hợp đồng thuê.

- Trường hợp trong hợp đồng thuê nhà, bên cho thuê bắt buộc nộp tiền đặt cọc, thì Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài hạch toán vào tài khoản tạm ứng và hết hạn hợp đồng thuê nhà phải thu hồi tiền đặt cọc để hoàn trả nguồn kinh phí.

- Trường hợp thuê nhà ở cho cán bộ công chức với diện tích cao hơn so với quy định thì được thanh toán theo đúng quy định, cá nhân tự chịu phần chênh lệch cao hơn.

2.9. Sửa chữa lớn tài sản và nhà cửa theo dự án đã được cơ quan chủ quản phê duyệt:

Việc cải tạo và sửa chữa lớn, nâng cấp trụ sở đều phải có dự án và kèm dự toán của từng hạng mục sửa chữa đã được bố trí trong dự toán năm và được cấp có thẩm quyền có quyết định phê duyệt. Các cơ quan chủ quản phải có quy định về phân cấp ra quyết định phê duyệt đối với việc sửa chữa, cải tạo sửa chữa lớn, nâng cấp trụ sở, nhà ở.

2.10. Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao:

Trường hợp các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phát sinh thêm các hoạt động đặc thù, sự kiện đột xuất được cấp có thẩm quyền giao sau thời điểm cơ quan đã được giao kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có văn bản và lập dự toán chi gửi cơ quan chủ quản để trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.

a) Gửi quyết định phân bổ dự toán chi ngân sách Nhà nước hàng năm bằng đồng Việt Nam có quy ra đôla Mỹ tại thời điểm giao kế hoạch của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trực thuộc cho Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch).

b) Hàng quý, căn cứ vào nhu cầu chi tiêu của từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan chủ quản thực hiện việc cấp phát kinh phí từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước, bằng cách lập Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ theo mẫu C2-05/NS quy định tại Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) và quy định tại Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 6/11/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc;

Riêng đối với Bộ Ngoại giao, Bộ Tài chính uỷ quyền cho Bộ Ngoại giao quản lý và sử dụng Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài để cấp kinh phí. Khi sử dụng Quỹ này để cấp phát cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài của mình Bộ Ngoại giao lập 02 liên Giấy đề nghị chi từ Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (mẫu biểu số 8 kèm theo Thông tư này) đồng thời lập 02 liên Giấy đề nghị thu ngân sách Nhà nước (mẫu biểu số 9 kèm theo Thông tư này) gửi Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch).

c) Đối chiếu số liệu hàng quý với Kho bạc Nhà nước.

d) Kiểm soát chi căn cứ trên chứng từ Cơ quan Việt Nam gửi về.

đ) Trường hợp nếu có chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng trong năm, kết thúc năm ngân sách cơ quan chủ quản có trách nhiệm tổng hợp gửi Bộ Tài chính trình cấp có thẩm quyền bổ sung kinh phí để đảm bảo dự toán kinh phí của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài bằng tiền đôla Mỹ.

3.2. Kho bạc Nhà nước:

Thanh toán kinh phí cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo đề nghị của cơ quan chủ quản, cụ thể:

a) Trường hợp chi từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước:

Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) căn cứ vào dự toán ngân sách của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài do cơ quan chủ quản gửi từ đầu năm và giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ của cơ quan chủ quản gửi theo quy định tại tiết b điểm 3.1 khoản 3 Điều 7 thực hiện xuất Quỹ Ngoại tệ tập trung nhà nước thanh toán cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo đề nghị của cơ quan chủ quản.

b) Trường hợp sử dụng Quỹ Tạm giữ của ngân sách nhà nước ở nước ngoài:

Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) căn cứ vào dự toán ngân sách của các Cơ quan Việt Nam do Bộ Ngoại giao gửi từ đầu năm và các liên chứng từ mà Bộ Ngoại giao đã gửi theo mẫu biểu số 8 kèm theo Thông tư này (chỉ áp dụng riêng cho Bộ Ngoại giao) để thực hiện kiểm tra các yếu tố, ký trên các liên chứng từ và xử lý như sau: sử dụng liên số 1 “Giấy đề nghị ghi thu Ngân sách Nhà nước”, để ghi thu ngân sách “Tiền lệ phí lãnh sự hoặc các khoản thu khác ở nước ngoài”; đồng thời sử dụng liên số 1 giấy đề nghị chi từ Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài hạch toán ghi chi cho Bộ Ngoại giao (tương ứng Chương, loại, khoản của mục của Mục lục ngân sách Nhà nước). Các liên còn lại trả cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao hạch toán và thông báo (bằng điện mật) cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trích Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước ở nước ngoài để sử dụng.

3.3. Biểu mẫu lập dự toán; chấp hành dự toán:

Biểu mẫu hướng dẫn tổng hợp lập dự toán thu, chi ngân sách theo quy định tại Biểu mẫu số 1, 2, 3, 4, 5,6, 11; biểu mẫu rút dự toán theo quy định tại Biểu mẫu số 7; biểu mẫu hướng dẫn chi từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước theo Biểu mẫu số 8; biểu mẫu hướng dẫn ghi thu ngân sách Nhà nước Biểu mẫu số 9; biểu mẫu báo cáo quyết toán nguồn kinh phí theo Biểu mẫu số 10 đính kèm Thông tư này.

a) Các khoản thu bằng tiền mặt: Phiếu thu tiền phải kèm theo chứng từ. Nếu là khoản thu phải nộp ngân sách Nhà nước thì phải sử dụng biên lai thu tiền theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí và lệ phí lãnh sự áp dụng tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.

b) Các khoản thu thông qua ngân hàng: Séc, chuyển khoản theo báo có của ngân hàng (thể hiện qua sổ phụ ngân hàng; bảng cân đối tài khoản thu chi của ngân hàng).

6.2. Kiểm soát chi:

a) Thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ kiểm soát chi tiêu tiết kiệm, hiệu quả kinh phí được giao; quy định quy chế quản lý và sử dụng tài sản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thuộc phạm vi quản lý, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân để bảo đảm sử dụng tài sản đúng mục đích; việc quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được thực hiện công khai theo quy định tại Quyết định số 115/2008/QĐ-TTg ngày 27/8/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định về công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.

b) Nhân viên kế toán kiểm tra các chứng từ thanh toán phù hợp với chế độ cho phép, trình Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài duyệt và được thực hiện như sau:

- Phiếu chi: Ghi rõ nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ kèm theo hoá đơn, chứng từ của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ và phải dịch ra tiếng Việt theo quy định pháp luật hiện hành.

- Phương thức thanh toán: bằng tiền mặt, bằng séc, hoặc chuyển khoản.

- Hạch toán vào mục lục ngân sách tương ứng.

c) Trường hợp mua hàng hóa, vật tư, trang thiết bị tại Việt Nam phải có hoá đơn. Nếu hàng hoá có giá trị trên một triệu đồng thì phải kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng theo quy định của cơ quan thuế Việt Nam. Đối với khoản thanh toán cước mang hàng phải có hóa đơn hợp pháp của hãng vận chuyển. Việc thanh toán kinh phí bằng ngoại tệ: căn cứ số ngoại tệ quy đổi từ đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính thông báo tại thời điểm mua hàng.