Điều 5 Thông tư 22/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự do Bộ Tư pháp ban hành

1. Vật chứng, tài sản tạm giữ phải được bảo quản nghiêm ngặt; có sổ ghi chép rõ ràng, đầy đủ.

Vật chứng, tài sản để trong kho phải sắp xếp gọn gàng, khoa học, có dán nhãn (thẻ kho) ghi rõ họ tên của chủ sở hữu tài sản, tên của vụ án gắn vào từng loại tài sản để tránh nhầm lẫn, mất mát, hư hỏng, giảm hoặc mất giá trị sử dụng, giá trị chứng minh hoặc gây ô nhiễm môi trường, gây nguy hại cho tài sản Nhà nước, tổ chức, cá nhân và tính mạng, sức khoẻ của con người.

Vật chứng do cơ quan điều tra chuyển giao nhưng vụ án chưa xét xử xong thì phải sắp xếp, bảo quản riêng, không để lẫn lộn với số vật chứng, tài sản của các vụ việc đã có quyết định thi hành án.

2. Thủ kho chỉ được nhập, xuất vật chứng, tài sản khi có lệnh của Thủ trưởng cơ quan thi hành án hoặc của người được Thủ trưởng cơ quan thi hành án ủy quyền. Lệnh nhập, xuất kho phải theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục IV của Thông tư này. Khi nhập hoặc xuất kho, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra lệnh nhập, xuất và các giấy tờ cần thiết của người đến giao, nhận vật chứng, tài sản. Mỗi lần nhập, xuất vật chứng, tài sản phải có phiếu nhập, xuất kho thi hành án. Phiếu nhập, xuất kho phải ghi rõ số, giờ, ngày, tháng, năm nhập, xuất; họ tên, chức vụ của người ra lệnh nhập, xuất; lý do nhập, xuất; số lượng, chủng loại, tình trạng của từng loại vật chứng, tài sản; có đầy đủ họ tên, chữ ký của bên giao, bên nhận, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hoặc người được Thủ trưởng cơ quan thi hành án ủy quyền, kế toán và thủ kho thi hành án.

3. Trường hợp vật chứng cần trích xuất để phục vụ cho hoạt động tố tụng, thì cơ quan yêu cầu trích xuất phải có văn bản gửi cơ quan thi hành án. Căn cứ đề nghị của cơ quan đề nghị trích xuất, Thủ trưởng cơ quan thi hành án quyết định việc xuất kho để chuyển giao cho cơ quan yêu cầu. Cơ quan yêu cầu trích xuất vật chứng phải đến nhận vật chứng tại kho của cơ quan thi hành án và chịu trách nhiệm vận chuyển, bảo quản trong quá trình sử dụng vật chứng đó. Việc giao nhận vật chứng sau khi trích xuất sử dụng phục vụ cho hoạt động tố tụng được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 4 của Thông tư này.

Trường hợp số lượng vật chứng, tài sản quá lớn, không thể bố trí bảo quản tại cơ quan thi hành án thì tùy từng trường hợp cụ thể, Thủ trưởng cơ quan thi hành án có thể tiếp tục ký hoặc ký mới hợp đồng thuê cơ quan, đơn vị có điều kiện bảo quản (ví dụ: tài sản bị kê biên, tạm giữ là ô tô, tàu thuyền... trước đó đã được cơ quan điều tra ký hợp đồng gửi giữ ở một tổ chức, cá nhân nào đó thì cơ quan thi hành án có thể tiếp tục ký hợp đồng với các cơ quan, tổ chức đó hoặc ký hợp đồng thuê cơ quan, tổ chức khác).

Định kỳ hàng quý, 06 tháng và năm cơ quan thi hành án phải thực hiện chế độ kiểm kê kho bảo quản vật chứng, tài sản. Việc kiểm kê vật chứng, tài sản phải được lập biên bản ghi rõ giờ, ngày, tháng năm kiểm kê; tên, số lượng và tình trạng của từng loại vật chứng, tài sản, có chữ ký của kế toán, thủ kho và Thủ trưởng cơ quan thi hành án.

Người được giao trách nhiệm bảo quản vật chứng, tài sản hoặc các cơ quan tổ chức, cá nhân khác khi phát hiện vật chứng, tài sản bị mất mát, hư hỏng hoặc thay đổi hiện trạng niêm phong phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan thi hành án để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật.