Chương 1 Thông tư 22/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự do Bộ Tư pháp ban hành

1. Cơ quan thi hành án dân sự phải lập đầy đủ 18 loại sổ về thi hành án theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư này, gồm:

Mẫu 01: Sổ nhận bản án, quyết định của Toà án; Trọng tài hoặc Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh (gọi chung là Sổ nhận bản án, quyết định);

Mẫu 02: Sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án;

Mẫu 03: Sổ thụ lý thi hành án (chủ động, theo đơn);

Mẫu 04: Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi, bổ sung, hủy quyết định thi hành án;

Mẫu 05: Sổ nhận đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án;

Mẫu 06: Sổ công văn đến;

Mẫu 07: Sổ công văn đi;

Mẫu 08: Sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ;

Mẫu 09: Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án;

Mẫu 10: Sổ nhận ủy thác thi hành án;

Mẫu 11: Sổ ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ thi hành án, tiếp tục thi hành án;

Mẫu 12: Sổ miễn, giảm thi hành án;

Mẫu 13: Sổ ra quyết định đình chỉ, trả lại đơn yêu cầu thi hành án;

Mẫu 14: Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án;

Mẫu 15: Sổ quản lý hồ sơ đưa vào lưu trữ;

Mẫu 16: Sổ ra quyết định thu phí thi hành án;

Mẫu 17: Sổ theo dõi chuyển giao quyết định thi hành án cho trại giam, trại tạm giam;

Mẫu 18: Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính.

Ngoài ra cơ quan thi hành án có thể lập thêm các loại sổ khác để đáp ứng yêu cầu theo dõi, quản lý hoạt động thi hành án.

Việc theo dõi các quyết định về thi hành án gửi cho Sở Tư pháp (theo quy định tại Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp) được ghi nhận tại cột “Ghi chú” của các sổ tương ứng.

Hệ thống sổ kế toán thi hành án thực hiện theo mẫu quy định tại Thông tư số 91/2010/TT-BTC ngày 17 tháng 06 năm 2010 của Bộ Tài chính.

Đối với cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh thì phải lập thêm Sổ theo dõi ra quyết định rút hồ sơ thi hành án của cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện.

2. Việc sử dụng và bảo quản sổ thi hành án thực hiện như sau:

Tất cả các loại sổ thi hành án được in trên khổ giấy A3, bìa cứng theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này. Trang ruột của sổ được đánh số thứ tự từng trang tại góc phía dưới, bên phải; đóng dấu giáp lai đầy đủ và được bảo quản cẩn thận. Tên sổ, số sổ phải thể hiện trên trang bìa quy định tại Phụ lục I Thông tư này và thể hiện trên gáy sổ để dễ theo dõi, sử dụng. Sổ thi hành án được sử dụng cho một hoặc nhiều năm. Năm sử dụng được viết to, đậm, rõ ở trang đầu tiên của các trang theo dõi năm đó. Thủ trưởng cơ quan thi hành án xác nhận tổng số trang ở trang đầu của sổ, thời gian sử dụng sổ (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm), ký tên và đóng dấu cơ quan thi hành án. Khi chuyển sổ phải ghi số thứ tự sổ trên trang bìa.

Sổ thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ và không được tẩy xoá, sửa chữa tuỳ tiện. Trong trường hợp cần sửa chữa thì phải gạch bỏ phần nội dung sai sót, nhầm lẫn đó và Thủ trưởng cơ quan thi hành án ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm.

Định kỳ hàng quý, 06 tháng và năm công tác, cơ quan thi hành án phải thực hiện kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung kết sổ phải được phản ánh theo đúng các cột mục hướng dẫn của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án. Riêng đối với sổ kế toán thi hành án, Sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án còn phải có chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ.

1. Lập hồ sơ thi hành án

2. Thứ tự đánh số bút lục và sắp xếp tài liệu của hồ sơ thi hành án

1. Trước khi đưa hồ sơ vào lưu trữ, cơ quan thi hành án phải thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp, hoàn tất các thủ tục để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ.

2. Sau khi kết thúc việc thi hành án, Chấp hành viên được phân công tổ chức thi hành vụ việc phải kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ; lập bảng thống kê đầy đủ các tài liệu và số bút lục có trong hồ sơ; ký, ghi rõ họ tên và chuyển cho Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận vào phía dưới góc phải của bảng thống kê để Thủ trưởng cơ quan thi hành án phê duyệt đưa vào lưu trữ.

Thủ trưởng cơ quan thi hành án ghi vào phía dưới góc phải trang 01 của bìa hồ sơ: cho lưu trữ kể từ ngày, tháng, năm; ký tên và đóng dấu. Sau đó hồ sơ được chuyển cho cán bộ lưu trữ. Việc chuyển giao hồ sơ cho cán bộ lưu trữ phải lập thành biên bản và ghi rõ số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ, kèm theo Danh mục hồ sơ chuyển giao.

3. Việc lưu trữ và bảo quản, sử dụng hồ sơ đã đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Cán bộ lưu trữ hồ sơ thi hành án phải vào sổ Quản lý hồ sơ đưa vào lưu trữ, ghi đầy đủ các cột, mục của sổ; sắp xếp hồ sơ vào kho lưu trữ theo trình tự khoa học, đảm bảo thuận lợi cho việc kiểm tra, bảo quản. Trường hợp cần rút hồ sơ lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu khác thì phải có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thi hành án.

4. Định kỳ hàng năm, cơ quan thi hành án phải tiến hành rà soát, phân loại sổ, hồ sơ thi hành án theo quy định của pháp luật.