Điều 3 Thông tư 22/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự do Bộ Tư pháp ban hành

1. Trước khi đưa hồ sơ vào lưu trữ, cơ quan thi hành án phải thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp, hoàn tất các thủ tục để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ.

2. Sau khi kết thúc việc thi hành án, Chấp hành viên được phân công tổ chức thi hành vụ việc phải kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ; lập bảng thống kê đầy đủ các tài liệu và số bút lục có trong hồ sơ; ký, ghi rõ họ tên và chuyển cho Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận vào phía dưới góc phải của bảng thống kê để Thủ trưởng cơ quan thi hành án phê duyệt đưa vào lưu trữ.

Thủ trưởng cơ quan thi hành án ghi vào phía dưới góc phải trang 01 của bìa hồ sơ: cho lưu trữ kể từ ngày, tháng, năm; ký tên và đóng dấu. Sau đó hồ sơ được chuyển cho cán bộ lưu trữ. Việc chuyển giao hồ sơ cho cán bộ lưu trữ phải lập thành biên bản và ghi rõ số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ, kèm theo Danh mục hồ sơ chuyển giao.

3. Việc lưu trữ và bảo quản, sử dụng hồ sơ đã đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Cán bộ lưu trữ hồ sơ thi hành án phải vào sổ Quản lý hồ sơ đưa vào lưu trữ, ghi đầy đủ các cột, mục của sổ; sắp xếp hồ sơ vào kho lưu trữ theo trình tự khoa học, đảm bảo thuận lợi cho việc kiểm tra, bảo quản. Trường hợp cần rút hồ sơ lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ để phục vụ công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu khác thì phải có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thi hành án.

4. Định kỳ hàng năm, cơ quan thi hành án phải tiến hành rà soát, phân loại sổ, hồ sơ thi hành án theo quy định của pháp luật.