Điều 15 Thông tư 185/2015/TT-BTC hướng dẫn đăng ký, cấp và sử dụng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

a) Trường hợp đơn vị là đơn vị dự toán đồng thời là đơn vị sử dụng ngân sách và không có đơn vị cấp dưới trực thuộc thì Cơ quan Tài chính chỉ cấp 01 mã số ĐVQHNS cho đơn vị vừa là đơn vị dự toán vừa là đơn vị sử dụng ngân sách để sử dụng chung cho 02 mục đích: (i) mã số ĐVQHNS dùng để nhận phân bổ dự toán từ cấp trên; (ii) mã số ĐVQHNS dùng để giao dịch rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước;

b) Khi có phát sinh đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc, đơn vị thực hiện đăng ký với Cơ quan Tài chính để được cấp thêm mã số ĐVQHNS mới. Mã số mới được sử dụng làm mã đơn vị dự toán (dùng để nhận và phân bổ dự toán) và mã số ĐVQHNS đã cấp được sử dụng làm mã số đơn vị sử dụng ngân sách (mã dùng để giao dịch rút dự toán ngân sách tại Kho bạc Nhà nước) theo quy định tại khoản 2 Điều này.

a) Trường hợp cấp phát ngân sách bằng lệnh chi tiền, Cơ quan Tài chính cấp phát ngân sách ghi chung, không có tên đích danh đơn vị

- Đối với cấp ngân sách Trung ương, Bộ Tài chính (Cục Tin học và Thống kê tài chính) đã cấp 01 mã số ĐVQHNS là 1079715 làm mã dùng chung khi hạch toán giao dịch bằng lệnh chi tiền mà không cần theo dõi thường xuyên (thực hiện theo dõi cụ thể qua chứng từ tại Cơ quan Kho bạc);

- Đối với cấp ngân sách địa phương, Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tùy theo yêu cầu của công tác quản lý ngân sách có thể cấp 01 mã số ĐVQHNS để theo dõi chung trên địa bàn cho các đơn vị không có quan hệ thường xuyên với ngân sách được hưởng ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền, sau đó thông báo mã số bằng văn bản cho Cơ quan Kho bạc Nhà nước cùng cấp để thực hiện việc thanh toán bằng lệnh chi cho đơn vị. Cách đặt tên cho đơn vị thống nhất như sau: “Các đơn vị khác quận, huyện..., tỉnh, thành phố...”;

b) Trường hợp giao cấp phát ngân sách bằng lệnh chi tiền mà Cơ quan Tài chính ghi tên đích danh đơn vị

- Đối với cấp ngân sách Trung ương, căn cứ vào văn bản đề nghị của Cơ quan Tài chính cấp phát ngân sách bằng lệnh chi, Bộ Tài chính (Cục Tin học và Thống kê tài chính) thực hiện cấp mã số ĐVQHNS với đầu N=3 cho các đơn vị thụ hưởng để sử dụng trong việc nhập chứng từ bằng lệnh chi tiền. Trường hợp này đơn vị thụ hưởng sẽ không được cấp Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử;

- Đối với ngân sách địa phương (ngân sách cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã), căn cứ vào văn bản đề nghị của Cơ quan Tài chính cấp phát ngân sách bằng lệnh chi tiền, Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện cấp mã số ĐVQHNS đầu N=3 cho các đơn vị thụ hưởng ngân sách để sử dụng trong việc nhập chứng từ bằng lệnh chi tiền và thông báo mã số bằng văn bản cho đơn vị thụ hưởng ngân sách, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để thực hiện việc thanh toán bằng lệnh chi cho đơn vị thụ hưởng. Đối với các đơn vị thuộc cấp ngân sách Trung ương đóng trên địa bàn được ngân sách địa phương hỗ trợ kinh phí bằng lệnh chi tiền, nếu đơn vị đã có mã số ĐVQHNS thì sử dụng mã hiện có, nếu đơn vị chưa có mã số ĐVQHNS thì Sở Tài chính cấp mã số ĐVQHNS với đầu N=3 và thông báo mã số bằng văn bản cho đơn vị thụ hưởng ngân sách, Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch. Trường hợp này đơn vị thụ hưởng ngân sách sẽ không được cấp Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử.

a) Trên cơ sở thống kê danh mục các cơ quan thu ngân sách, Bộ Tài chính (Cục Tin học và Thống kê tài chính) thực hiện cấp mã số ĐVQHNS hoặc nhận diện mã số ĐVQHNS là mã đơn vị sử dụng ngân sách làm mã cơ quan thu (Cơ quan Tài chính, Thuế, Kho bạc, Hải quan các cấp và các đơn vị, tổ chức được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thu các khoản thu ngân sách theo quy định) và tạo lập danh mục mã cơ quan thu lưu trữ tại Hệ thống danh mục điện tử dùng chung của ngành Tài chính để sử dụng trong các hệ thống thông tin quản lý của ngành Tài chính;

b) Trường hợp có phát sinh các cơ quan thu mới chưa được cấp mã số ĐVQHNS làm mã cơ quan thu, cơ quan thu gửi văn bản đề nghị cấp mã cơ quan thu về Bộ Tài chính (Cục Tin học và Thống kê tài chính) để thực hiện cấp mã cơ quan thu;

c) Đối với Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên thực tế có phát sinh các hoạt động thu nhưng thực chất hoạt động thu này là ủy nhiệm thu (trên các chứng từ thu đã thể hiện các thông tin này), do vậy không được coi là cơ quan thu, nên không cần cấp mã số ĐVQHNS hoặc nhận diện mã số ĐVQHNS làm mã cơ quan thu;

d) Trong quá trình vận hành các hệ thống thông tin quản lý của ngành Tài chính, Cục trưởng Cục Tin học và Thống kê tài chính quy định về các nội dung bổ sung, sửa đổi danh mục mã cơ quan thu phù hợp với yêu cầu quản lý và quy trình nghiệp vụ của ngành Tài chính.