Điều 15 Thông tư 03/2023/TT-BNG về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành

1. Việc nhập kho, xuất kho ấn phẩm trắng phải được ghi chép kịp thời, chính xác và đầy đủ vào Sổ, theo mẫu số 13/2023/NG-LS.

2. Khi nhận ấn phẩm trắng lãnh sự từ người được ủy quyền quy định tại khoản 4 Điều 13 và khoản 3 Điều 14, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện phải lập Biên bản bàn giao với người này. Biên bản bàn giao được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên lưu giữ 01 bản, và gồm tối thiểu các thông tin sau: ngày lập Biên bản; loại và số lượng ấn phẩm trắng; số se-ri ấn phẩm trắng (nếu có); họ tên, chữ ký người giao và người nhận ấn phẩm trắng.

3. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện thực hiện kiểm kê định kỳ hàng quý thực tế số lượng ấn phẩm trang lãnh sự đang lưu trữ trong kho ấn phẩm trắng và tại bộ phận lãnh sự, kiểm kê khi có thay đổi về nhân sự (thay đổi người đứng đầu cơ quan đại diện, người phụ trách công tác lãnh sự, người quản lý ấn phẩm trắng...) và khi cần rà soát các báo cáo. Việc kiểm kê phải được lập thành Biên bản và lưu giữ tại cơ quan thực hiện kiểm kê.