Chương 2 Thông tư 03/2023/TT-BNG về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành

1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:

2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại khoản 1 Điều này phù hợp với quy định pháp luật, tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này. Nội dung tổ chức thực hiện bao gồm việc rút gọn, điều chỉnh quy trình để thực hiện thủ tục lãnh sự trên môi trường điện tử, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục, chia sẻ thông tin qua cơ sở dữ liệu liên quan...

1. Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín. Người nhận hồ sơ hoặc người đề xuất xử lý hồ sơ không đồng thời là người duyệt, ký giấy tờ lãnh sự; người duyệt, ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người duyệt, ký không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.

2. Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình duyệt, ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện. Việc đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất phải được lập thành văn bản hoặc được ghi trực tiếp vào hồ sơ.

3. Người được ký các giấy tờ lãnh sự không ký giấy tờ lãnh sự có liên quan trực tiếp đến bản thân hoặc người thân theo quy định đối với thủ tục cấp phát giấy tờ đó.

4. Trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ cơ quan đại diện trong công tác lãnh sự:

1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ quan nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận hồ sơ theo hình thức khác.

2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, tổ chức được ủy quyền, qua đường bưu chính hoặc trực tuyến thì cơ quan nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.

3. Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính, trực tuyến trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.

4. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; nêu rõ lý do đối với trường hợp không đủ điều kiện để tiếp nhận giải quyết; hướng dẫn cho người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định.

5. Cơ quan đại diện tổ chức tiếp nhận hồ sơ lãnh sự để đáp ứng được nhu cầu giải quyết thủ tục lãnh sự của công dân và căn cứ tình hình nhân sự của cơ quan đại diện, nhưng phải đảm bảo tối thiểu 03 buổi/tuần làm việc tại trụ sở của mình.

1. Khi có sự điều chuyển công tác hoặc kết thúc nhiệm kỳ công tác, cán bộ tham gia quy trình giải quyết công tác lãnh sự phải tiến hành bàn giao đầy đủ (ấn phẩm trắng lãnh sự, các hồ sơ, tài liệu và công việc lãnh sự đang giải quyết...) cho người được chỉ định nhận bàn giao.

2. Việc bàn giao phải được lập thành Biên bản bàn giao (lập thành 03 bản, người bàn giao giữ 01 bản, người được bàn giao giữ 01 bản, Cơ quan đại diện lưu 01 bản) giữa người bàn giao và người được bàn giao, có xác nhận của người đứng đầu Cơ quan đại diện hoặc người phụ trách công tác lãnh sự. Người bàn giao và người được bàn giao chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ, tài liệu và công việc bàn giao.

1. Đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở (khu vực tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính) và trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình: Các thông tin về thủ tục lãnh sự (hình thức nộp, thời hạn giải quyết, thành phần hồ sơ, yêu cầu điều kiện, trình tự thực hiện); nội quy tiếp khách; phí và lệ phí; hình thức và lịch tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lãnh sự; số điện thoại, địa chỉ email liên hệ của bộ phận tiếp nhận, trả hồ sơ.

2. Đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện có trách nhiệm bố trí hòm thư góp ý tại khu vực tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính; thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của người dân thực hiện thủ tục hành chính. Người tiếp nhận, người trả hồ sơ và người tiếp xúc với cá nhân làm thủ tục lãnh sự phải đeo biển tên trong quá trình thực thi công vụ.

1. Các hành vi hách dịch, cửa quyền, gây phiền hà, khó khăn, nhũng nhiễu; đưa, nhận tiền hoặc quà biếu dưới bất kỳ hình thức nào từ tổ chức và cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, ngoài phí và lệ phí đã được công khai theo quy định.

2. Tiết lộ thông tin, hồ sơ tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân có được trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, trừ trường hợp được đối tượng thực hiện thủ tục hành chính đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật cho phép; sử dụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác.

3. Tự đặt thêm thủ tục hoặc yêu cầu, điều kiện, các loại giấy tờ ngoài quy định.

4. Cố ý kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính trái quy định của pháp luật.

5. Có các hành vi giao tiếp, ứng xử, trang phục không đúng với Quy chế văn hóa công sở, Quy tắc ứng xử của Bộ Ngoại giao,

6. Trả lại hồ sơ không hợp lệ, không đủ điều kiện mà không nêu rõ lý do.