Chương 3 Thông tư 03/2023/TT-BNG về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm tổ chức lưu trữ, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình về quản lý, cấp phát giấy tờ lãnh sự, an ninh và an toàn.

2. Ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp (gọi chung là ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng), sử dụng cần được đóng dấu “Hủy” và xử lý theo quy định tại Điều 16 của Thông tư này.

3. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự loại dán (thị thực dán, Giấy miễn thị thực loại dán, tem AB...) bị hỏng do lỗi kỹ thuật của Cơ quan đại diện đã dán vào hộ chiếu và không bóc ra được, cơ quan thực hiện đóng dấu “Hủy” vào ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, cấp ấn phẩm thay thế miễn thu phí. Bản chụp ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, ấn phẩm thay thế cùng trang nhân thân hộ chiếu của đương sự được gửi cho Cục Lãnh sự theo quy định tại khoản 2 Điều 16 của Thông tư này.

1. Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho các cơ quan trong nước gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực (dán, rời), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Tháng 06 hàng năm, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thông báo dự trù nói trên bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù, lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời để phục vụ công tác.

4. Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp và việc ủy quyền cho cán bộ của cơ quan hoặc cán bộ của cơ quan khác làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự. Cán bộ được ủy quyền có trách nhiệm làm thủ tục tại Cục Lãnh sự và Cục Quản trị tài vụ để tiếp nhận ấn phẩm trắng lãnh sự.

1. Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho Cơ quan đại diện gồm các loại quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này.

2. Tháng 06 hàng năm, Cơ quan đại diện căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau và thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Cục Lãnh sự tổng hợp dự trù của các Cơ quan đại diện, lên kế hoạch đặt in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời cho Cơ quan đại diện.

3. Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm trắng lãnh sự, Cơ quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự trước thời điểm dự kiến nhận ấn phẩm trắng ít nhất 05 ngày làm việc, trong đó ghi rõ số lượng từng loại ấn phẩm trắng lãnh sự đề nghị cấp, cán bộ mang hộ chiếu ngoại giao được ủy quyền làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự và chuyển đến Cơ quan đại diện. Cơ quan đại diện chỉ được ủy quyền cho một cán bộ đến Cục Lãnh sự nhận ấn phẩm trắng và chịu trách nhiệm về sự ủy quyền này; cán bộ được ủy quyền không ủy quyền tiếp hay bàn giao cho người khác việc nhận ấn phẩm trắng lãnh sự. Trường hợp cần ủy quyền cho cán bộ là thành viên Cơ quan đại diện mang hộ chiếu công vụ làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự, Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Cục Lãnh sự trước thời điểm dự kiến nhận ấn phẩm trắng ít nhất 07 ngày làm việc để Cục trưởng Cục Lãnh sự xem xét, quyết định.

1. Việc nhập kho, xuất kho ấn phẩm trắng phải được ghi chép kịp thời, chính xác và đầy đủ vào Sổ, theo mẫu số 13/2023/NG-LS.

2. Khi nhận ấn phẩm trắng lãnh sự từ người được ủy quyền quy định tại khoản 4 Điều 13 và khoản 3 Điều 14, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện phải lập Biên bản bàn giao với người này. Biên bản bàn giao được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên lưu giữ 01 bản, và gồm tối thiểu các thông tin sau: ngày lập Biên bản; loại và số lượng ấn phẩm trắng; số se-ri ấn phẩm trắng (nếu có); họ tên, chữ ký người giao và người nhận ấn phẩm trắng.

3. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện thực hiện kiểm kê định kỳ hàng quý thực tế số lượng ấn phẩm trang lãnh sự đang lưu trữ trong kho ấn phẩm trắng và tại bộ phận lãnh sự, kiểm kê khi có thay đổi về nhân sự (thay đổi người đứng đầu cơ quan đại diện, người phụ trách công tác lãnh sự, người quản lý ấn phẩm trắng...) và khi cần rà soát các báo cáo. Việc kiểm kê phải được lập thành Biên bản và lưu giữ tại cơ quan thực hiện kiểm kê.

1. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng khi cấp, sử dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

2. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng khi cấp, sử dụng tại Cơ quan đại diện:

3. Việc xử lý ấn phẩm trắng hỏng được thực hiện định kỳ hàng quý và chỉ xử lý đối với các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh trong kỳ Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự/Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự của quý đó.

4. Biên bản kiểm kê quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này được chuyển cho Cục Lãnh sự chậm nhất trước ngày 10 của tháng bắt đầu quý tiếp theo. Trường hợp thời hạn báo cáo thống kê nói trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam thì thời hạn nhận báo cáo thống kê định kỳ được tính vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ đó.

1. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự mẫu cũ, không còn giá trị sử dụng, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện xử lý như ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng quy định tại Điều 16 Thông tư này.

2. Trong mục “Ghi chú” của Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng/Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng cùng kỳ, phải ghi rõ ấn phẩm trắng mẫu cũ được hủy theo Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 10/2023/NG-LS (gửi kèm theo Báo cáo).

1. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện lập và lưu trữ hai (02) loại hồ sơ sau:

2. Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật về thủ tục đó, đối với các thủ tục chưa có quy định hướng dẫn về thời hạn lưu trữ thì thực hiện như sau:

3. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện cử cán bộ lưu trữ và bảo quản hồ sơ lãnh sự, các loại sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự; thực hiện việc quản lý, lưu trữ, sao lưu dữ liệu điện tử thuộc các phần mềm cấp các giấy tờ lãnh sự với thời hạn vĩnh viễn.

1. Công tác báo cáo thống kê lãnh sự được quy định như sau:

2. Mốc thống kê số liệu Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự/Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự được thực hiện thống nhất với mốc thống kê số liệu (theo ngày) của Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ phí theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, cụ thể: từ ngày đầu tiên đến hết ngày cuối cùng của tháng (đối với báo cáo tháng); từ ngày đầu tiên đến hết ngày cuối cùng của quý (đối với báo cáo quý), từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 30 tháng 6 của năm (đối với báo cáo 06 tháng đầu năm) và từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm (đối với báo cáo năm)

3. Các Báo cáo quy định tại khoản 1 Điều này được chuyển về Cục Lãnh sự chậm nhất trước ngày 10 của tháng tiếp theo/tháng bắt đầu quý tiếp theo (đối với báo cáo tháng/quý), ngày 10 tháng 7 (đối với báo cáo 06 tháng đầu năm) và ngày 10 tháng 01 năm sau (đối với báo cáo năm). Trường hợp thời hạn báo cáo thống kê nói trên trùng vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam thì thời hạn nhận báo cáo thống kê định kỳ được tính vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ đó.

4. Đối với các thủ tục hành chính có quy định về thời hạn, thời điểm và biểu mẫu báo cáo riêng thì ngoài việc thực hiện báo cáo theo Thông tư này, Cơ quan đại diện thực hiện báo cáo theo quy định của thủ tục đó.

5. Định kỳ hàng quý, Cục Lãnh sự gửi Cục Quản trị tài vụ số liệu thống kê về lãnh sự (số lượng hộ chiếu ngoại giao, công vụ đã cấp, gia hạn; số lượng thị thực đã cấp; số lượng văn bản đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; số lượng công hàm xin cấp thị thực; số lượng giấy tờ hộ tịch...), Cục Quản trị tài vụ gửi Cục Lãnh sự Bảng kê số thu phí và lệ phí.