ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 15/TTr-STTTT ngày 22 tháng 4 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 976/QĐ-UBND ngày 02 tháng 6 năm 2022 Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống, thiết bị họp, hội nghị/cuộc họp trực tuyến (sau đây gọi là hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến): là hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực cho phép người dùng từ nhiều điểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị (sau đây gọi chung là hội nghị). Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại nhiều điểm cầu trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

2. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Lâm Đồng: được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng với hệ thống quản lý họp trực tuyến tập trung đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số tỉnh, triển khai gồm 4 cấp (cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã).

a) Cấp tỉnh tại các điểm cầu: Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh; Công an tỉnh; Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh; Trung tâm Hành chính tỉnh; Trung tâm Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số tỉnh - Sở Thông tin và Truyền thông.

b) Cấp huyện tại: Huyện ủy, Thành ủy; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố.

c) Cấp xã tại: Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

3. Cơ quan chủ trì hội nghị: là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của hội nghị hoặc cơ quan tham mưu tổ chức hội nghị do lãnh đạo Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố hoặc các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì.

4. Hệ thống quản lý hội nghị truyền hình trực tuyến tập trung: là nơi đặt thiết bị quản lý tập trung để kết nối điểm cầu chính với các điểm cầu nhánh nhằm thiết lập hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

5. Điểm cầu chính: là điểm cầu chủ trì tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến, thực hiện việc điều khiển các thiết bị của các điểm cầu và cho phép các điểm cầu nhánh tương tác tham gia vào hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

6. Điểm cầu nhánh: là điểm cầu được kết nối với điểm cầu chính qua hệ thống quản lý họp tập trung và thực hiện quyền tương tác với hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

7. Đơn vị vận hành: là đơn vị bảo đảm kỹ thuật truyền dẫn, kết nối, nhân lực để xử lý các vấn đề liên quan của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tại thời điểm trước, trong và sau hội nghị truyền hình trực tuyến.

8. Phòng họp trực tuyến: là phòng họp được bố trí tại các điểm cầu, đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, thiết bị và đường truyền để phục vụ tốt hội nghị trực tuyến.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Các trường hợp tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Kết nối các hội nghị truyền hình trực tuyến do Trung ương tổ chức, cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Lâm Đồng là điểm cầu nhánh.

2. Các hội nghị trong tỉnh do Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh; các sở, ban, ngành; Huyện ủy, Thành ủy; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tổ chức.

3. Các hội nghị thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chủ trì.

Điều 4. Quản lý, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tập trung

Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý hệ thống của tỉnh; ủy quyền Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý, vận hành hệ thống theo quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 5. Các yêu cầu của phòng họp trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện, bàn, ghế và ưu tiên phục vụ các hội nghị trực tuyến.

2. Các điểm cầu chủ động trang bị phòng họp trực tuyến của đơn vị mình đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về phòng họp trực tuyến được quy định tại Quyết định số 157/QĐ-BTTTT ngày 28 tháng 01 năm 2022 và Văn bản số 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02 tháng 8 năm 2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy.

4. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

a) Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

b) Bật/tắt hệ thống đúng quy trình; ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

c) Đảm bảo vệ sinh các thiết bị; không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera, sau khi sử dụng camera phải đậy nắp ống kính hoặc có khăn che bụi.

Điều 6. Đăng ký sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Tổ chức các hội nghị trực tuyến do Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, thực hiện theo Giấy mời họp. Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ động thông báo về thời gian, quy mô hội nghị, ... để Sở Thông tin và Truyền thông chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết phục vụ hội nghị.

2. Tổ chức các hội nghị trực tuyến do các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh (các sở, ban ngành, Công an tỉnh, Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh) chủ trì họp với cấp huyện/xã hoặc với các bộ, ngành trung ương hoặc hội nghị do Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chủ trì:

a) Trường hợp cơ quan, đơn vị có phòng họp trực tuyến chủ động thông báo với các điểm cầu tham gia và Sở Thông tin và Truyền thông (đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý họp trực tuyến tập trung) để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết tổ chức hội nghị.

b) Trường hợp cơ quan, đơn vị không có phòng họp trực tuyến, sẽ sử dụng phòng họp trực tuyến tại Trung tâm Hành chính tỉnh; trước khi phát hành văn bản mời họp phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến với Ban quản lý Trung tâm Hành chính tỉnh để sắp xếp phòng họp.

c) Cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị trực tuyến gửi văn bản đến Sở Thông tin và Truyền thông, Ban quản lý Trung tâm Hành chính tỉnh (trường hợp mượn phòng họp của Trung tâm Hành chính tỉnh) chậm nhất 02 ngày trước khi diễn ra hội nghị để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết phục vụ hội nghị.

3. Trường hợp các hội nghị đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì thông báo bằng văn bản qua thư điện tử hoặc điện thoại trực tiếp cho các điểm cầu được yêu cầu tham gia họp và Sở Thông tin và Truyền thông để kịp chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ hội nghị. Nếu trùng lịch họp sẽ ưu tiên tổ chức các hội nghị đột xuất, khẩn cấp và các hội nghị do Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì.

4. Kinh phí có liên quan đến triển khai thực hiện các hội nghị thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước hội nghị

1. Cơ quan chủ trì hội nghị có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với các đơn vị để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho hội nghị:

a) Thông báo thời gian và danh sách các điểm cầu cho cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu, Công ty Điện lực Lâm Đồng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để phối hợp đảm bảo kỹ thuật, điện, đường truyền phục vụ hội nghị.

b) Cán bộ kỹ thuật của các điểm cầu nhánh liên hệ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính và doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó vận hành thử hệ thống trước 1/2 ngày và 01 giờ trước khi hội nghị chính thức diễn ra.

c) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ hội nghị.

2. Các điểm cầu bố trí cán bộ vận hành hệ thống có mặt đúng giờ theo thông báo của Sở Thông tin và Truyền thông để thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh.

b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn của Sở Thông tin và Truyền thông để kết nối vào hệ thống.

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự hội nghị.

Điều 8. Quản lý, vận hành, điều khiển hệ thống trong hội nghị

1. Cán bộ kỹ thuật kết nối, vận hành hệ thống quản lý họp trực tuyến tập trung tại Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Có trách nhiệm quản trị, theo dõi các thông số kỹ thuật, điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng phù hợp với từng thời điểm diễn ra hội nghị.

b) Phối hợp kịp thời với cán bộ kỹ thuật của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn hội nghị.

2. Cán bộ phụ trách vận hành tại các điểm cầu:

a) Theo dõi vận hành hệ thống trong suốt quá trình diễn ra hội nghị, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì hội nghị.

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu.

c) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật vận hành tại trung tâm điều khiển.

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tại các điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật trung tâm điều khiển về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố, báo cáo đơn vị chủ trì để điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

3. Các điểm cầu chủ động đăng ký phát biểu với đơn vị chủ trì hội nghị.

4. Kết thúc hội nghị, cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Điều 9. Đảm bảo an toàn thông tin hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chí yêu cầu về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, Quyết định số 2089/QĐ-UBND ngày 10 tháng 8 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp II của các cơ quan Đảng, Nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Trực tiếp quản lý và bảo quản thiết bị phục vụ hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến lắp đặt tại đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến.

2. Phân công ổn định 01 cán bộ kỹ thuật được đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Đối với các hội nghị kết nối từ Trung ương với Ủy ban nhân dân tỉnh: Trung tâm Công báo - Tin học, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm vận hành, đảm bảo kỹ thuật trước, trong và sau khi hội nghị diễn ra.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tiếp nhận thông báo tổ chức hội nghị trực tuyến từ cơ quan chủ trì hội nghị.

2. Hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

3. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình thực hiện.

4. Hàng năm, rà soát hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, tổng hợp ý kiến của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống, tập huấn, cập nhật kiến thức cho cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh.

5. Quản lý, vận hành, kiểm tra định kỳ hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, bảo đảm đáp ứng yêu cầu tổ chức các hội nghị trực tuyến.

6. Giao Trung tâm Tích hợp dữ liệu và Chuyển đổi số tỉnh trực tiếp vận hành hệ thống quản lý họp trực tuyến tập trung:

a) Quản trị, vận hành kỹ thuật hệ thống quản lý họp trực tuyến tập trung đặt tại Trung tâm; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật các điểm cầu trong việc quản lý và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

b) Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị thuộc hệ thống quản lý họp trực tuyến tập trung.

c) Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng hội nghị sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, định kỳ 06 tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông.

d) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan xử lý sự cố về mạng truyền số liệu chuyên dùng, hệ thống quản lý hội nghị trực tuyến tập trung, sự cố liên quan đến hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khi tổ chức các hội nghị trực tuyến.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hằng năm, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí và hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, địa phương, đơn vị

1. Trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến; ban hành và niêm yết nội quy tại các phòng họp trực tuyến bảo đảm các quy định tại Quy chế này.

2. Phân công ổn định 01 cán bộ kỹ thuật được đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

4. Đối với các hội nghị do cơ quan, đơn vị chủ trì:

a) Chịu trách nhiệm từ khi thông báo tổ chức hội nghị, công tác chuẩn bị đến khi kết thúc hội nghị.

b) Liên hệ với các điểm cầu phụ trong quá trình vận hành thử nghiệm và hội nghị chính thức; phân công cán bộ kỹ thuật phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu phụ thực hiện công tác vận hành hệ thống trước và trong suốt thời gian diễn ra hội nghị.

c) Các hội nghị của cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với cấp huyện, cấp xã, cơ quan chủ trì (hoặc cơ quan được phân công tổ chức) có trách nhiệm gửi thông báo đến các cơ quan liên quan bảo đảm về đường truyền, nguồn điện và cử cán bộ trực tại điểm câu chính để xử lý kịp thời khi có sự cố.

5. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát, bố trí kinh phí vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng hoặc thay thế thiết bị họp trực tuyến nếu bị hư hỏng theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành, đồng thời thông báo để Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, địa phương, đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ

a) Chịu trách nhiệm quản trị, vận hành kỹ thuật, thiết lập các điểm cầu họp trực tuyến tại tỉnh do các cơ quan Trung ương và địa phương chủ trì.

b) Đảm bảo kỹ thuật và chất lượng đường truyền số liệu chuyên dùng.

c) Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau hội nghị.

d) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các hội nghị theo các quy định của pháp luật hiện hành.

đ) Phân công nhân lực sẵn sàng trong suốt thời gian diễn ra các hội nghị làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu hội nghị truyền hình của từng cơ quan, địa phương, đơn vị. Đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành cán bộ kỹ thuật hỗ trợ tại các điểm cầu kịp thời và đảm bảo chất lượng.

2. Công ty Điện lực Lâm Đồng

a) Chịu trách nhiệm về nguồn điện cho hệ thống quản lý hội nghị trực tuyến tập trung, trung tâm điều khiển và các điểm cầu của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến trong suốt thời gian trước, trong và sau hội nghị.

b) Thông báo cho Chi nhánh điện các huyện, thành phố về thời gian đảm bảo nguồn điện trước, trong và sau hội nghị.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các cơ quan, địa phương, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, địa phương, đơn vị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.